Тип материала: Разбор · Дата публикации: 06.07.2026 · Дата обновления: 10.07.2026 · Статус: актуально на дату обновления; нормативную базу Росархива сверяйте перед утверждением номенклатуры.

Разбор о том, как школе составить, согласовать и ввести в действие номенклатуру дел, где брать сроки хранения и как без нарушений организовать хранение документов до передачи в архив. Материал — для директора и того, кто фактически ведёт делопроизводство (секретарь, делопроизводитель, назначенный ответственный). После прочтения вы поймёте, какие приказы Росархива действуют сейчас, какие документы должны быть в школе и что проверит учредитель или прокуратура.

Для кого материал: директор, заместитель по УВР (в части учебной документации), секретарь / делопроизводитель, кадровик (в части документов по личному составу), ответственный за архив и экспертную комиссию.

Коротко: что сделать

  1. Проверьте, на какие приказы Росархива ссылается ваш локальный акт по делопроизводству. Если это Правила 2015 года или приказ Минкультуры № 558 — акт устарел, переоформите ссылки на приказ Росархива № 77 (Правила) и № 236 (сроки хранения).
  2. До конца календарного года соберите с подразделений перечни дел, сведите в единую номенклатуру, проставьте индексы и сроки хранения — по федеральным законам, иным нормативным правовым актам, статьям Перечня № 236, ведомственным перечням или типовым (примерным) номенклатурам; если срок не установлен ни одним из них, действуйте по порядку п. 32 Правил № 77 (подготовьте предложение об установлении срока).
  3. Согласуйте номенклатуру с экспертной комиссией школы (протокол), в предусмотренных Правилами случаях — с ЭПК архивного органа; утвердите у директора (грифом утверждения на номенклатуре либо приказом — если такой способ закреплён инструкцией по делопроизводству школы); введите в действие с 1 января.
  4. Назначьте приказом экспертную комиссию, если её нет, и запланируйте ежегодную экспертизу ценности документов.

Что изменилось в нормативной базе

Делопроизводство и хранение документов в школе регулирует не образовательное, а архивное законодательство, и оно обновилось:

  • Действуют Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов — приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (вступили в силу 17.09.2023). Они заменили прежние Правила 2015 года. Старые ссылки в локальных актах школы недействительны.
  • Сроки хранения берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (официальный текст). Он заменил приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; ссылаться на № 558 больше нельзя.
  • Порядок применения сроков (примечания, отметки «ЭПК», спорные случаи) разъясняет Инструкция — приказ Росархива от 20.12.2019 № 237.

Практический вывод: «шаблоны из интернета» и номенклатуры прошлых лет нужно перепроверять на действующие реквизиты, иначе документ формально построен на отменённых актах.

Кого касается

Требование вести номенклатуру дел распространяется на школу как на организацию, в деятельности которой образуется документальный фонд (ч. 1 ст. 17 ФЗ-125; пп. 7 и 10 раздела II Правил № 77). Освобождения для образовательных организаций не установлено. Ответственность за организацию делопроизводства и сохранность документов несёт директор; фактическое ведение обычно закрепляется за секретарём или делопроизводителем приказом и должностной инструкцией.

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в школе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это «карта» всех папок школы: как называется дело, к какому разделу относится, сколько лет хранится и что с ним делать после истечения срока. Функции: классификационная (упорядочивает документы), справочная (быстро найти документ), основа экспертизы ценности (что в архив, что к уничтожению), учётная (база для описей дел).

Различают три вида: типовую (разрабатывает вышестоящий орган для однородных организаций, носит нормативный характер), примерную (рекомендательная) и индивидуальную (номенклатуру конкретной школы, которую утверждает директор). Если учредитель издал типовую или примерную номенклатуру, индивидуальная составляется на её основе.

Номенклатура школы строится по структурной либо функциональной схеме (Правила № 77 допускают обе) — разделами становятся подразделения или направления деятельности; функциональная схема удобна школе без формализованных подразделений. Типичные разделы: руководство/администрация; учебная работа; воспитательная работа; кадры / личный состав; бухгалтерия и финансы; хозяйственная деятельность и безопасность. Каждое дело получает индекс (например, 01-05: 01 — раздел, 05 — номер дела в разделе), заголовок, количество единиц хранения и срок хранения со ссылкой на статью Перечня № 236.

Что проверить в школе

Что проверить Где смотреть Кто отвечает Риск
На какие приказы ссылается локальный акт по делопроизводству Положение/инструкция по делопроизводству школы Секретарь / делопроизводитель Акт построен на отменённых Правилах 2015 г. и приказе № 558 — замечание при проверке
Есть ли действующая номенклатура дел на текущий год Приказ об утверждении, лист-заверитель Директор, делопроизводитель Документы не систематизированы, нельзя обосновать сроки хранения
Проставлены ли сроки хранения со ссылкой на статьи Перечня № 236 Графа сроков в номенклатуре Делопроизводитель Придуманные сроки → досрочное уничтожение или бессрочное накопление
Создана ли экспертная комиссия (ЭК) и утверждено ли положение о ней Приказ о составе ЭК, положение об ЭК Директор Экспертизу ценности проводить некому, уничтожение неправомерно
Согласована ли номенклатура с ЭК (и с архивным органом, если школа — источник комплектования) Протокол ЭК, отметка о согласовании Председатель ЭК Номенклатура введена с нарушением порядка
Проводится ли ежегодно экспертиза ценности документов Протоколы ЭК, акты, описи Председатель ЭК Дела с истёкшими сроками накапливаются, документы постоянного хранения не выделены
Оформляются ли акты о выделении к уничтожению до фактического уничтожения Акты, утверждённые директором Делопроизводитель, ЭК Уничтожение без акта — грубое нарушение архивных правил
Составлены ли описи дел постоянного хранения и по личному составу Описи, согласованные ЭК Делопроизводитель, кадровик При проверке или ликвидации документы не передать в архив
Обеспечена ли сохранность документов по личному составу Условия хранения, опись, ответственный Кадровик, директор Утрата кадровых документов → нарушение прав работников, риск по ФЗ-125

Сроки хранения: где брать и как читать

Сроки берутся из установленных источников — федеральных законов и иных НПА, Перечня № 236, ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур (п. 20 Правил № 77), — а не по памяти и не из чужих образцов. Перечень устанавливает временные сроки: 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50, 75 лет — и «постоянно». Ориентиры для школы (перед утверждением сверяйте по действующей редакции — статьи и сроки уточняются):

  • Приказы по основной деятельности — постоянно у организаций — источников комплектования государственного/муниципального архива; у остальных — до ликвидации организации (ст. 19 Перечня № 236 с примечанием).
  • Приказы по личному составу — 50 лет (если делопроизводство законченным после 01.01.2003) или 75 лет (до 2003 года).
  • Кадровые приказы — по виду (ст. 434 Перечня № 236): ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска — 5 лет; командировки — 5 лет (при вредных/опасных условиях — 50/75 лет); дисциплинарные взыскания — 3 года; отпуска по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты — 50/75 лет.
  • Протоколы педагогического совета как коллегиального органа управления школы — постоянно (подп. «в» ст. 20 Перечня № 624 для организаций, подведомственных Минпросвещения; остальные школы сверяют срок по применимому перечню и номенклатуре). Не путайте со ст. 689 того же Перечня: протоколы педсоветов и семинаров в составе профессиональных сообществ и методических мероприятий хранятся у организаций 5 лет ЭПК.
  • Личные дела обучающихся — 50 лет после окончания обучения (ст. 725 Перечня № 624 — для организаций, на которые он распространяется); остальные школы определяют срок по применимому перечню и своей номенклатуре. Универсального федерального срока «3 года» нет.
  • Личные дела работников — 50/75 лет.
  • Табели учёта рабочего времени — 5 лет (при вредных условиях — дольше).
  • Книга регистрации выданных аттестатов — 50 лет по отраслевому Перечню Минпросвещения (приказ от 27.08.2025 № 624, применяется с 2026 года организациями, на которые распространяется); остальные школы определяют срок по применимому перечню и своей номенклатуре — приказ № 546 самостоятельного срока не устанавливает, автоматического «постоянно» нет.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком означает, что часть документов этой категории может быть отобрана на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности. Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия (ЭК) школы; решение о включении документов в состав Архивного фонда РФ у организаций — источников комплектования принимает ЭПК соответствующего архивного органа.

Порядок составления и утверждения

Правила № 77 задают последовательность:

  1. Разработка — в конце календарного года. Каждое подразделение (или ответственный) формирует перечень своих дел на будущий год.
  2. Сведение в единую номенклатуру школы (секретарь / делопроизводитель или назначенный ответственный).
  3. Согласование с экспертной комиссией (ЭК) школы. ЭК создаётся приказом директора; в неё входят работники, отвечающие за документы.
  4. Согласование с архивным органом — если школа является источником комплектования государственного (муниципального) архива, номенклатура согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией (как правило, раз в 5 лет либо при существенных изменениях).
  5. Утверждение директором либо уполномоченным лицом — грифом утверждения на номенклатуре или распорядительным актом (способ закрепляется инструкцией по делопроизводству школы; обязательного «только приказом» Правила № 77 не устанавливают).
  6. Введение в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура разрабатывается, согласовывается с ЭК и утверждается ежегодно. Пятилетний цикл — правило для источников комплектования: такая организация не реже одного раза в 5 лет представляет номенклатуру на рассмотрение ЭПК архивного органа, а при изменении структуры/функций — раньше; для остальных школ самостоятельного пятилетнего цикла Правила № 77 не устанавливают.

Какие документы обновить

  • Положение (инструкция) по делопроизводству — привести ссылки к действующим Правилам № 77; за основу можно взять Правила делопроизводства (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71) и Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44) с адаптацией под школу как организацию.
  • Приказ о составе экспертной комиссии и положение об ЭК — если отсутствуют или устарел состав.
  • Номенклатура дел на следующий год — со ссылками на статьи Перечня № 236.
  • Описи дел постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению — по итогам экспертизы ценности.
  • Должностная инструкция секретаря/делопроизводителя — закрепить ответственность за ведение номенклатуры и делопроизводство.

Что сделать директору

  • Проверить, на какие приказы ссылается локальный акт по делопроизводству, и есть ли действующая номенклатура на текущий год.
  • Назначить приказом ответственного за делопроизводство и состав экспертной комиссии, утвердить положение об ЭК.
  • Организовать сбор перечней дел с подразделений в конце года и сведение их в единую номенклатуру.
  • Утвердить номенклатуру приказом после согласования с ЭК (и архивным органом, если школа — источник комплектования) и ввести с 1 января.
  • Проконтролировать ежегодную экспертизу ценности, оформление актов и описей до фактического уничтожения любых документов.
  • Зафиксировать сроки пересмотра номенклатуры (ежегодно; полное пересоставление — не реже раза в 5 лет или при изменении структуры).

Организация хранения и архива

Собственного архивохранилища у большинства школ нет — документы хранятся у себя до передачи в муниципальный архив либо до истечения сроков. Что важно организовать:

  • Экспертиза ценности — ежегодно ЭК проверяет дела с истёкшими сроками, составляет акт о выделении к уничтожению (уничтожать без акта нельзя) и описи дел постоянного хранения и по личному составу.
  • Условия хранения — дела формируются в тома, оформляются обложки; документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения переплетаются/прошиваются, листы нумеруются.
  • Документы по личному составу — при реорганизации передаются правопреемнику (при разделении/выделении порядок определяет учредитель по согласованию с архивным органом); при ликвидации документы с неистёкшими сроками передаются в государственный/муниципальный архив (ст. 23 ФЗ-125; для негосударственных организаций — на основании договора).

Основные риски

  • Локальный акт и номенклатура построены на отменённых Правилах 2015 г. / приказе № 558 — замечание учредителя или прокуратуры.
  • Сроки хранения проставлены «по памяти» — досрочное уничтожение нужных документов или бессрочное накопление ненужных.
  • Нет экспертной комиссии или актов — любое уничтожение документов неправомерно.
  • Не составлены описи и не обеспечена сохранность документов по личному составу — при проверке или ликвидации документы невозможно передать в архив, страдают права работников.

Частые ошибки школы

  • Скачали чужой шаблон номенклатуры и не проверили действующие реквизиты приказов.
  • Не создали экспертную комиссию, но при этом уничтожали документы.
  • Проставили сроки хранения без ссылки на статьи Перечня № 236.
  • Не согласовали номенклатуру с ЭК (нет протокола) либо не ввели её приказом с 1 января.
  • Уничтожили дела без акта о выделении к уничтожению.
  • Не выделили и не описали документы постоянного хранения и по личному составу.
  • Ведут делопроизводство без закрепления ответственного в должностной инструкции.

Проверьте себя

  • Локальный акт по делопроизводству ссылается на действующие Правила № 77 (не на Правила 2015 г. и не на приказ № 558)
  • Издан приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) и утверждено положение об ЭК
  • Номенклатура дел составлена по выбранной схеме (структурной или функциональной) с индексами
  • Сроки хранения проставлены со ссылкой на статьи Перечня № 236
  • Номенклатура согласована с ЭК (есть протокол)
  • При необходимости номенклатура согласована с архивным органом
  • Номенклатура утверждена приказом директора и введена с 1 января
  • Ежегодно проводится экспертиза ценности документов
  • Акты о выделении к уничтожению оформляются до фактического уничтожения
  • Составлены описи дел постоянного хранения и по личному составу
  • Обеспечена сохранность документов по личному составу

Если по любому пункту ответ «нет» — назначьте ответственного, определите срок устранения и зафиксируйте результат (приказ, протокол ЭК, обновлённый локальный акт).

Вопросы и ответы

Обязана ли школа вести номенклатуру дел? Да. Требование распространяется на школу как на организацию, в деятельности которой образуется документальный фонд (ч. 1 ст. 17 ФЗ-125; пп. 7 и 10 раздела II Правил № 77). Освобождения для образовательных организаций не установлено.

Где взять сроки хранения? По федеральным законам и иным нормативным правовым актам, Перечню № 236 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (официальный текст)), ведомственным перечням, а также типовым и примерным номенклатурам дел (п. 20 Правил № 77). Если срок не установлен ни одним из источников — действуйте по порядку п. 32 Правил № 77: готовится предложение об установлении срока для рассмотрения экспертной комиссией и, при необходимости, ЭПК архивного органа. Спорные случаи по применению Перечня № 236 — по Инструкции (приказ № 237). Самостоятельно придумывать сроки нельзя.

Можно ли уничтожить документы с истёкшим сроком без экспертной комиссии? Нет. Проект акта о выделении к уничтожению экспертная комиссия рассматривает одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу; у организаций — источников комплектования акт утверждается после решения ЭПК архивного органа, у остальных — после согласования с ЭК (пп. 28–30 Правил № 77). Одной подписи директора недостаточно.

Кто в школе ведёт делопроизводство? Обычно секретарь или делопроизводитель — по приказу и должностной инструкции. Ответственность за организацию и сохранность документов несёт директор.

Нужно ли согласовывать номенклатуру с архивом каждый год? С экспертной комиссией школы — ежегодно. С архивным органом (экспертно-проверочной комиссией) — если школа является источником комплектования государственного/муниципального архива, как правило, раз в 5 лет либо при существенных изменениях.

Нормативная и методическая основа

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — обязывает организации, включая школы, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков.
  • Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023 № 75119, вступил в силу 17.09.2023). Действующие правила составления и введения номенклатуры; заменили Правила 2015 года.
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (официальный текст) «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения». Главный источник сроков хранения; заменил приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 — Инструкция по применению Перечня № 236.
  • Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» и Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» — методическая основа для локального акта школы (применять с адаптацией: школа не является госорганом, но использует их подходы к организации делопроизводства).

По документам об образовании и личным делам действуют профильные требования (ФЗ-273, порядок ведения личных дел), но сроки хранения этих документов определяются по Перечню № 236 или отраслевым перечням.

⚠️ Проверьте актуальность. Реквизиты приказов № 77, № 236, № 237, № 71 и № 44 и конкретные сроки хранения сверяйте перед утверждением номенклатуры по действующим редакциям в системах КонсультантПлюс или Гарант — Перечень сроков хранения периодически корректируется.

После проверки у школы должно быть: действующая номенклатура дел на следующий год (утверждена приказом, введена с 1 января), приказ о составе экспертной комиссии и положение об ЭК, локальный акт по делопроизводству со ссылкой на действующие Правила № 77, протоколы экспертизы ценности, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению — оформленные до фактического уничтожения документов.

Материал носит справочный характер. Сроки хранения и порядок работы с архивными документами проверяйте по действующим редакциям приказов Росархива от 31.07.2023 № 77 и от 20.12.2019 № 236/№ 237 в системе КонсультантПлюс или Гарант.