Номенклатура дел и делопроизводство в школе: как составить

Краткий вывод для директора

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые заводятся в школе, с указанием сроков их хранения. Без неё делопроизводство превращается в хаос: непонятно, что хранить, что уничтожать и когда. Номенклатура нужна не «для галочки» — на неё опираются при подготовке дел к архивному хранению, при передаче документов правопреемнику и при проверках прокуратуры и учредителя. Составляется она в конце года, согласуется с экспертной комиссией и вводится в действие с 1 января следующего года. Сроки хранения нельзя придумывать — они берутся из федерального перечня Росархива. С 2026 года действует обновлённая нормативная база по архивному хранению, поэтому старые «шаблоны из интернета» нужно перепроверять.

Правовое основание

Делопроизводство и архивное дело в школе регулируются не образовательным, а архивным законодательством:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон. Обязывает организации (включая школы) обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Это действующие правила, по которым составляется и вводится номенклатура дел. Они пришли на смену прежним Правилам 2015 года — если ваш локальный акт ссылается на старые Правила, его нужно актуализировать.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов... с указанием сроков их хранения». Это главный источник сроков хранения. Перечень заменил приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (на него ссылаться больше нельзя).
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 — Инструкция по применению Перечня № 236. Помогает правильно определить срок, когда в перечне есть примечания и оговорки.

Отдельно по документам об образовании и личным делам действуют профильные требования (ФЗ-273, порядок ведения личных дел), но сроки хранения этих документов всё равно определяются по Перечню № 236 или отраслевым перечням.

⚠️ Проверьте актуальность. Нормативная база Росархива обновлялась (Правила № 77 вступили в силу в 2023 году). Перед утверждением номенклатуры сверьте реквизиты приказов № 77, № 236 и № 237 в КонсультантПлюс или Гарант — Перечень сроков хранения периодически корректируется.

Что такое номенклатура дел и зачем она школе

Номенклатура дел — это оформленный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. Проще говоря, это «карта» всех папок школы: какое дело как называется, к какому подразделению относится, сколько лет хранится и что с ним делать после истечения срока.

Функции номенклатуры:

• классификационная — упорядочивает документы по делам;
• справочная — быстро найти нужный документ;
• основа для экспертизы ценности — определяет, что уйдёт в архив, а что можно уничтожить;
• учётная — база для составления описей дел.

Для школы номенклатура обязательна: она подведомственная организация, и требование вести номенклатуру распространяется на неё в силу Правил № 77.

Виды номенклатуры и структура

Различают три вида:

1. Типовая — разрабатывается вышестоящим органом (например, органом управления образованием) для однородных подведомственных организаций; носит нормативный характер.
2. Примерная — рекомендательная, устанавливает примерный состав дел.
3. Индивидуальная (конкретной школы) — та, которую утверждает директор. Если учредитель издал типовую или примерную номенклатуру для школ, индивидуальная составляется на её основе.

Номенклатура дел школы строится по структурному принципу: разделами становятся структурные подразделения либо направления деятельности. Типичные разделы школы:

• Руководство / администрация (приказы, протоколы педсоветов, переписка);
• Учебная работа (учебные планы, расписания, журналы, книги учёта бланков аттестатов);
• Воспитательная работа;
• Кадры / личный состав (приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры);
• Бухгалтерия и финансы;
• Хозяйственная деятельность и безопасность.

Каждое дело получает индекс (например, 01-05, где 01 — раздел, 05 — порядковый номер дела в разделе), заголовок, количество единиц хранения и срок хранения со ссылкой на статью Перечня № 236.

Сроки хранения: где брать и как читать

Сроки берутся только из Перечня № 236 (или отраслевых перечней), а не по памяти и не из чужих образцов. Перечень устанавливает временные сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет — и «постоянно».

Ориентиры для школы (сверяйте по действующей редакции Перечня — конкретные статьи и сроки могут уточняться):

• Приказы по основной деятельности — постоянно.
• Приказы по личному составу — 50 лет (для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (до 2003 года).
• Приказы по отпускам, командировкам, взысканиям — 5 лет.
• Протоколы педагогических советов — постоянно.
• Личные дела обучающихся — как правило, 3 года после завершения обучения (уточняйте по перечню и локальным требованиям).
• Личные дела работников — 50/75 лет.
• Табели учёта рабочего времени — 5 лет (при вредных условиях — дольше).
• Книга учёта и записи выданных аттестатов — постоянно.

Если рядом со сроком в перечне стоит отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), это значит, что часть документов данной категории может быть отобрана на постоянное хранение — решение принимает экспертная комиссия.

Порядок составления и утверждения

Правила № 77 задают чёткую последовательность:

1. Разработка — в конце календарного года. Каждое подразделение (или ответственный) формирует перечень своих дел на будущий год.
2. Сведение в единую номенклатуру школы (обычно этим занимается секретарь/делопроизводитель или назначенный ответственный).
3. Согласование с экспертной комиссией (ЭК) школы. ЭК создаётся приказом директора; в неё входят работники, отвечающие за документы.
4. Согласование с архивным органом — если школа является источником комплектования государственного (муниципального) архива, номенклатура согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией (как правило, раз в 5 лет либо при существенных изменениях).
5. Утверждение руководителем (директором) — приказом.
6. Введение в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура уточняется и переутверждается ежегодно; полностью пересоставляется и заново согласовывается, как правило, не реже одного раза в 5 лет или при изменении структуры/функций школы.

Организация архива школы

Своего архивохранилища у большинства школ нет — они хранят документы у себя до передачи в муниципальный архив либо до истечения сроков. Что важно организовать:

• Экспертиза ценности — ежегодно ЭК проверяет дела с истёкшими сроками, составляет акт о выделении к уничтожению (уничтожать документы без акта нельзя) и описи дел постоянного хранения и по личному составу.
• Условия хранения — дела формируются в тома, оформляются обложки, документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения переплетаются/прошиваются, листы нумеруются.
• Документы по личному составу — при ликвидации или реорганизации школы обязательно передаются в архив (это прямое требование ФЗ-125).

Чек-лист директора

• Издан приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) школы
• Утверждено положение об экспертной комиссии
• Номенклатура дел составлена по структурному принципу с индексами
• Сроки хранения проставлены со ссылкой на статьи Перечня № 236
• Номенклатура согласована с ЭК (протокол)
• При необходимости — согласована с архивным органом
• Номенклатура утверждена приказом директора и введена с 1 января
• Ежегодно проводится экспертиза ценности документов
• Акты о выделении к уничтожению оформляются до фактического уничтожения
• Составлены описи дел постоянного хранения и по личному составу
• Локальный акт по делопроизводству ссылается на действующие Правила № 77 (не на старые)

Материал носит справочный характер. Сроки хранения и порядок работы с архивными документами проверяйте по действующим редакциям приказов Росархива от 31.07.2023 № 77 и от 20.12.2019 № 236/№ 237 в системе КонсультантПлюс или Гарант.