Электронный журнал держится на пересечении двух законов, и путать их — источник большинства ошибок. Первый — закон об образовании: он делает индивидуальный учёт результатов обучающихся обязанностью школы и требует хранить сведения об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях (п. 11 ч. 3 ст. 28 ФЗ-273); а форму ведения самого журнала — бумажную или электронную — школа закрепляет в правилах внутреннего трудового распорядка (подп. «б» п. 14 приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268), и одновременное ведение журнала в обеих формах не допускается. Второй — закон о персональных данных: оценки, посещаемость, данные ученика и родителя — это персональные данные, и обращаться с ними надо по правилам. Материал разграничивает, где согласие родителя нужно, а где обработка законна и без него, показывает управленческую зону ответственности директора и даёт алгоритм для перехода на электронный журнал или для проверки уже действующего.
Для кого материал
Директор, заместитель по УВР, ответственный за обработку персональных данных, секретарь, учителя-предметники и классные руководители как пользователи журнала. Полезен также техническому специалисту, который администрирует систему электронного журнала.
Управленческая суть: кто отвечает и в чём риск
Директор отвечает за две вещи одновременно: за то, что журнал ведётся законно как форма учёта результатов, и за то, что школа как оператор персональных данных не выходит за пределы того, что ей разрешено законом. Ответственный за обработку персональных данных (назначается приказом) отвечает за разграничение обязательной учётной обработки и обработки, требующей согласия, за формы согласий и за определение статуса внешнего провайдера (самостоятельный оператор персональных данных или лицо, обрабатывающее данные по поручению школы) с оформлением отношений соответственно. Технический ответственный — за разграничение доступа, пароли и резервное копирование.
Главный риск — не в самом факте ведения электронного журнала, а в трёх типичных провалах: журнал ведётся «по факту», без локального акта, который закрепляет его как основную форму; персональные данные обрабатываются или публикуются шире, чем позволяет закон (рейтинги с фамилиями, доступ без разграничения); данные передаются внешнему провайдеру, при этом не определён его статус (самостоятельный оператор персональных данных или обработчик по поручению школы), а если поручение требуется по части 3 статьи 6 ФЗ-152 — оно не оформлено. Каждый из этих провалов — самостоятельное основание для претензий Роскомнадзора или родителей.
Согласие родителя. Для основного, «учётного» использования журнала — Ф. И. О., класс, оценки, посещаемость обучающегося — отдельное согласие, как правило, не требуется: школа обрабатывает эти данные потому, что этого требует закон об образовании, и это самостоятельное законное основание обработки персональных данных (ст. 6 ФЗ-152). Отдельный вопрос — доступ родителя к дневнику: здесь школа обрабатывает уже персональные данные самого родителя, и правовым основанием не обязательно является согласие — оно лишь одно из оснований, перечисленных в статье 6 ФЗ-152; конкретное основание зависит от модели используемой системы (например, обработка может требоваться для исполнения договора с провайдером системы или для выполнения школой возложенных на неё законом функций). При этом право родителя знакомиться с текущей успеваемостью и результатами ребёнка прямо закреплено законом об образовании (п. 4 ч. 3 ст. 44 ФЗ-273) — это самостоятельное право, а не следствие согласия на обработку. Отзыв родителем согласия на обработку своих данных не прекращает обработку данных ученика для учётной функции школы и не прекращает саму обработку, если для неё есть другое законное основание (ч. 2 ст. 9 ФЗ-152); федерального права требовать взамен бумажный дневник закон не устанавливает — альтернативный способ информирования предоставляется, если это закреплено региональной системой или локальным актом школы.
Что сделать директору
- Проверить, закреплена ли форма ведения журнала в правилах внутреннего трудового распорядка (обязательно — подп. «б» п. 14 приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268) и, по решению школы, отдельным положением о ведении электронного журнала/дневника. Если журнал уже используется как основной, а в ПВТР форма не закреплена — внести это в ПВТР первым шагом; отдельное положение — по выбору школы, оно не заменяет и не отменяет требование о фиксации формы в ПВТР.
- Разграничить обязательную учётную обработку персональных данных и обработку, требующую согласия. Поручить ответственному за персональные данные развести это в документах: что школа делает по закону без согласия, а что — только с согласием родителя.
- Убедиться, что бумажный и электронный журнал не ведутся одновременно (дублирование не допускается) — форма выбрана и закреплена в правилах внутреннего трудового распорядка (подп. «б» п. 14 приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268), а не существует параллельно «на всякий случай».
- Настроить разграничение доступа: учитель видит свой класс и свои предметы, классный руководитель — свой класс, родитель — только своего ребёнка. Общий пароль на класс или школу — недопустим.
- Определить статус внешнего провайдера электронного журнала (собственная инфраструктура школы; региональная государственная информационная система как самостоятельный оператор; либо провайдер, обрабатывающий данные по поручению школы) и оформить отношения соответственно: поручение обработки персональных данных с условиями защиты данных на стороне провайдера — только если школа поручает обработку от своего имени (часть 3 статьи 6 ФЗ-152); если провайдер (например, ГИС) сам является самостоятельным оператором, поручение не требуется, а обработка регулируется иным правовым актом (регламентом системы, соглашением об использовании).
- Проверить формы согласий: собираются там, где действительно нужны (доступ родителя, публикация, передача во внешние сервисы, не вытекающая из прямой обязанности школы), и не собираются формально там, где обработка и так законна.
- Определить сроки хранения сведений об успеваемости в номенклатуре дел и проконтролировать резервное копирование данных.
Кто отвечает, в какой срок и с каким результатом
| Действие | Ответственный | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| Закрепить форму ведения журнала в ПВТР (обязательно) и, по решению школы, — отдельным положением | Директор | До начала учебного года или до перехода на электронную форму | Форма ведения журнала закреплена в ПВТР (и, при наличии, в положении школы) |
| Разграничить учётную обработку и обработку по согласию | Ответственный за персональные данные | В течение месяца после назначения | Документы и формы согласий приведены в соответствие |
| Настроить разграничение доступа и парольную политику | Технический ответственный | До начала работы с журналом | Каждый пользователь видит только свои данные |
| Определить статус провайдера и, если он обрабатывает данные по поручению школы, — оформить поручение обработки | Директор | До начала работы с внешним сервисом | Законное основание обработки на стороне провайдера (поручение либо самостоятельный статус оператора-провайдера) |
| Определить сроки хранения сведений об успеваемости | Делопроизводитель | При актуализации номенклатуры дел | Нет избыточного или произвольного хранения данных |
Чек-лист готовности
| № | Что проверить | Где смотреть | Ответственный | Да/Нет |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Форма ведения журнала закреплена в ПВТР; отдельное положение (по решению школы) при наличии тоже актуально | ПВТР, положение (если утверждено), приказ об утверждении | Директор | |
| 2 | Журнал не ведётся одновременно в бумажной и электронной форме | Приказ, фактическая практика в классах | Заместитель по УВР | |
| 3 | Определён и назначен приказом ответственный за обработку персональных данных | Приказ о назначении | Директор | |
| 4 | Учётная обработка и обработка по согласию разграничены в документах | Политика обработки ПДн, формы согласий | Ответственный за ПДн | |
| 5 | Доступ пользователей журнала разграничен по ролям | Настройки системы, парольная политика | Технический ответственный | |
| 6 | Определён статус провайдера журнала (самостоятельный оператор или обработчик по поручению); если по поручению — оно оформлено | Договор/соглашение, регламент ГИС | Директор | |
| 7 | Сроки хранения сведений об успеваемости определены номенклатурой дел | Номенклатура дел | Делопроизводитель |
Если по какому-то пункту «нет» — назначьте ответственного и срок устранения приказом, зафиксируйте результат проверки служебной запиской и включите пункт в контроль на следующем совещании при директоре.
Типичные ошибки
- «Согласие на всё» вместо разграничения. Школа либо собирает ненужное согласие там, где обработка и так законна по прямой обязанности, либо не собирает его там, где оно действительно нужно (данные родителя, внешние сервисы, публикация).
- Одновременное ведение бумажного и электронного журнала без решения о том, какая форма основная — прямое нарушение установленного порядка.
- Публикация персональных данных: списки с оценками, рейтинги с фамилиями в открытой части сайта или в родительских чатах.
- Общий доступ и слабые пароли: один логин на класс, доступ к чужим данным из-за неразграниченных ролей.
- Статус внешнего сервиса не определён — неясно, обрабатывает ли провайдер данные как самостоятельный оператор или по поручению школы, и, если поручение требуется, оно не оформлено.
- Электронный журнал «по факту», без закрепления формы в ПВТР — нет обязательной фиксации порядка ведения (подп. «б» п. 14 приказа № 268), а также, если школа решила его вести, — без отдельного положения о доступе и хранении.
Что на выходе
Закреплённая в ПВТР форма ведения журнала (и, по решению школы, — утверждённое положение о дневнике); приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных; документы, где явно разграничены обязательная учётная обработка и обработка по согласию; настроенное разграничение доступа пользователей; определённый статус провайдера журнала и, если требуется, оформленное поручение обработки; определённые сроки хранения сведений об успеваемости в номенклатуре дел.
Источники и правовая основа
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»:
- статья 28 — индивидуальный учёт результатов освоения обучающимися образовательных программ и хранение информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях; принятие локальных нормативных актов в пределах компетенции организации;
- статья 29 — информационная открытость образовательной организации: что подлежит размещению в открытом доступе на официальном сайте с соблюдением требований законодательства о персональных данных (персональные данные и успеваемость конкретных обучающихся к публичной части сайта не относятся);
- статья 30 — локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения, в том числе формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — статус школы как оператора персональных данных; статья 6 — законные основания обработки, включая обработку, необходимую для осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных на оператора законодательством (без отдельного согласия субъекта); требования к защите данных и срокам хранения; согласие субъекта — там, где обработка выходит за пределы прямой обязанности школы.
- Приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268 (официальный текст) «Об утверждении Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность...» (зарегистрирован Минюстом России 12.05.2025, № 82116; действует с 01.09.2025) — подп. «б» п. 14: форма ведения журнала (бумажная либо электронная) устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка; одновременное ведение в обеих формах не допускается.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — общие требования к защите информации при использовании информационных систем, включая электронный журнал.
- Письмо Минобрнауки России от 15.02.2012 № АП-147/07 (с изменениями от 21.10.2014) «О методических рекомендациях по внедрению систем ведения журналов успеваемости в электронном виде» — методические рекомендации и минимальные требования к системам электронного журнала; не ограничивает школу в выборе конкретной информационной системы.
- Письмо Минпросвещения России от 01.10.2021 № СК-403/08 «О ведении журналов успеваемости и выставлении отметок» — разъяснение о том, что одновременное ведение (дублирование) журнала успеваемости в электронном и бумажном виде не допускается.
Статус на дату проверки (11.07.2026): ФЗ-273 (ст. 28, 29, 30) и ФЗ-152 действуют; письмо Минобрнауки № АП-147/07 и письмо Минпросвещения № СК-403/08 сохраняют актуальность как методические разъяснения. Форма ведения журнала (бумажная или электронная) и запрет на её одновременное дублирование установлены подп. «б» п. 14 приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268 (действует с 01.09.2025). Оба письма носят рекомендательный (методический) характер и не заменяют локальный акт школы. Разграничение «учётная обработка без согласия / обработка по согласию» опирается на статью 6 ФЗ-152 и общие разъяснения Роскомнадзора; в конкретных ситуациях объём согласий уточняйте применительно к своим процессам обработки. Материал носит справочно-методический характер и не является юридической консультацией; действующие редакции законов и писем сверяйте в системах КонсультантПлюс или Гарант.