Электронный журнал и дневник: требования к ведению, согласиям и хранению

Краткий вывод для директора

Электронный журнал держится на пересечении двух законов. Первый — закон об образовании: он делает индивидуальный учёт результатов обучающихся обязанностью школы, а форму (бумага, электронный носитель или оба) отдаёт на её усмотрение. Второй — закон о персональных данных: оценки, посещаемость, данные ученика и родителя — это персональные данные, и обращаться с ними надо по правилам. Хорошая новость: для основного, «учётного» использования журнала отдельное согласие родителя, как правило, не требуется — школа обрабатывает данные, потому что этого требует закон об образовании. Согласие становится нужным там, где вы выходите за пределы прямой обязанности: публикуете, передаёте сторонним сервисам, показываете лишнее. Ваша задача — закрепить всё локальным актом, навести порядок с доступом и не хранить данные дольше и шире, чем нужно.

Зачем школе электронный журнал и что требует закон

Ведение журнала успеваемости — не «удобный сервис», а способ исполнить обязанность школы вести индивидуальный учёт результатов освоения обучающимися образовательных программ и хранить информацию об этих результатах. Закон об образовании прямо допускает хранение такой информации на бумажных и (или) электронных носителях. То есть школа вправе вести журнал в электронном виде — это законная форма, а не самодеятельность.

Второй закон отвечает за информационную открытость: сведения об организации размещаются на официальном сайте, но персональные данные конкретных детей и их успеваемость к публичной части сайта не относятся — доступ к дневнику ученика индивидуальный и защищённый.

Персональные данные: где нужно согласие, а где нет

Это самый частый источник путаницы.

• Учётная обработка — без согласия. Данные обучающегося (Ф. И. О., класс, оценки, посещаемость) школа обрабатывает для исполнения возложенных на неё законом функций — учёта контингента и результатов обучения. Такая обработка допускается без отдельного согласия, поскольку она необходима для достижения целей, предусмотренных законом, и для выполнения функций оператора.
• Согласие нужно за пределами прямой обязанности. Например: предоставление доступа к электронному дневнику родителю (обработка данных родителя), использование данных для целей, прямо не вытекающих из закона, передача сведений во внешние сервисы, публикация фото/достижений. Здесь согласие субъекта (или законного представителя ребёнка) требуется.
• Родитель вправе отказаться от электронной формы дневника и от обработки уже своих персональных данных — тогда информацию об успеваемости ему предоставляют в традиционной форме. При этом обрабатывать данные самого ученика для выполнения учётной функции школа продолжает и без согласия.

Практический вывод: не собирайте «согласие на всё» формально, но и не считайте, что согласие не нужно никогда. Разграничьте обязательную учётную обработку и всё, что сверх неё.

Обязанности оператора персональных данных

Ведя электронный журнал, школа — оператор персональных данных, а значит:

• обрабатывает данные для конкретных, заранее определённых и законных целей, в необходимом и достаточном объёме;
• обеспечивает защиту данных: разграничение доступа (учитель видит свой класс, родитель — своего ребёнка), защищённые пароли, недопущение утечек;
• не хранит данные дольше, чем требуется для целей обработки и сроков хранения документов;
• при использовании внешнего провайдера электронного журнала оформляет отношения так, чтобы обработка на его стороне была законной (поручение обработки с сохранением требований к защите).

Ведение и хранение: практические требования

• Достоверность и своевременность. Записи в журнале ведутся аккуратно и вовремя; исправления оформляются, а не «затираются».
• Разграничение доступа. Каждый пользователь видит только то, что положено его роли. Общий пароль на всех — типичная и опасная ошибка.
• Резервное копирование. Электронный журнал должен быть защищён от потери данных.
• Сроки хранения. Информация о результатах освоения программ хранится в архивах; конкретные сроки определяются номенклатурой дел и правилами архивного хранения. Не удаляйте данные произвольно и не держите их «вечно» без основания.
• Согласованность форм. Если школа перешла на электронный журнал как основной, это должно быть закреплено локальным актом, а не существовать «по факту».

Типичные ошибки

• «Согласие на всё» вместо разграничения. Либо берут ненужное согласие там, где обработка и так законна, либо не берут там, где оно действительно нужно (данные родителя, внешние сервисы).
• Публикация персональных данных. Списки с оценками, рейтинги с фамилиями в открытой части сайта или в родительских чатах — нарушение.
• Общий доступ и слабые пароли. Один логин на класс, доступ к чужим данным.
• Внешний сервис без оформленного поручения обработки. Данные уходят провайдеру, а правовая основа не оформлена.
• Электронный журнал «по факту», без локального акта. Нет положения — нет закреплённого порядка ведения, доступа и хранения.

Кого это касается

• Директора — как ответственного за организацию учёта и за защиту персональных данных в школе.
• Ответственного за обработку персональных данных (назначается приказом).
• Заместителя по УВР и педагогов — как пользователей журнала.
• Родителей (законных представителей) — в части доступа к дневнику и согласий.

Что сделать

Какие документы проверить или обновить

• Положение о ведении электронного журнала/дневника (локальный акт).
• Политика обработки персональных данных и приказ о назначении ответственного за ПДн.
• Формы согласий на обработку персональных данных (там, где согласие требуется).
• Договор/поручение обработки с провайдером электронного журнала.
• Номенклатура дел в части сроков хранения сведений об успеваемости.

Какие наши материалы помогут

Наш пакет локальных актов содержит положение о ведении электронного журнала и дневника, политику обработки персональных данных и корректные формы согласий — с разграничением обязательной учётной обработки и обработки, требующей согласия. Это помогает закрыть и требования закона об образовании, и требования закона о персональных данных без лишних бумаг и без пробелов.

Правовое основание

• Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»:
  • статья 28 (компетенция, права, обязанности образовательной организации) — индивидуальный учёт результатов освоения обучающимися образовательных программ и хранение информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях; принятие локальных актов;
  • статья 29 (информационная открытость образовательной организации) — что подлежит размещению в открытом доступе (персональные данные и успеваемость конкретных детей к публичной части не относятся).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — статус оператора, законные основания обработки (в том числе обработка, необходимая для выполнения возложенных законом функций, — без отдельного согласия), требования к защите и срокам хранения; согласие субъекта — там, где обработка выходит за пределы прямой обязанности.
• ФЗ-273, статья 30 — принятие локальных нормативных актов, регулирующих ведение журнала и работу с данными.

Статус на дату проверки (04.07.2026): ФЗ-273 (ст. 28, 29, 30) и ФЗ-152 действуют. Разграничение «учётная обработка без согласия / обработка по согласию» опирается на общие нормы ФЗ-152 и разъяснения Роскомнадзора; в конкретных ситуациях объём согласий уточняйте применительно к своим процессам. Материал носит справочно-методический характер и не является юридической консультацией; действующие редакции законов сверяйте в системах КонсультантПлюс или Гарант.