Выпускник поступает в вуз или колледж: что школа обязана выдать, чем может помочь и за что не отвечает
Статья

Выпускник поступает в вуз или колледж: что школа обязана выдать, чем может помочь и за что не отвечает

scheduleАктуализировано 26 июля 2026 г.

Что школа обязана выдать выпускнику для поступления в вуз или колледж, что вправе оформить по запросу, а что не входит в её компетенцию: аттестат, справки, портфолио, целевое обучение. Алгоритм и образцы ответов.

Команда проекта «Документы директора»
Актуально на 26 июля 2026 г.· 11 минут· Приём и перевод

Минпросвещения ведёт кампанию «Поступаем вместе», в которой абитуриентам советуют изучить порядок приёма, собрать портфолио с подтверждёнными достижениями и следить за конкурсными списками. Для школы это не повод для родительского собрания о том, «как поступать», а сигнал проверить собственный участок работы: в июле и августе к директору, секретарю и классным руководителям выпускных классов идут за аттестатами, справками, характеристиками и подтверждением грамот. Часть этих запросов — прямая обязанность школы со своими сроками, часть — вопрос доброй воли и порядка, а часть школа выполнить физически не может, потому что решение принимает не она. Материал разводит эти три зоны и показывает, как администрации подготовиться к приёмной кампании без лишних обещаний и без отказов там, где отказывать не за что.

Для кого материал

Директор, заместитель по УВР, классный руководитель 9-х и 11-х классов, секретарь — все, кто в конце учебного года и летом отвечает на запросы выпускников и их родителей о документах, справках и характеристиках для поступления.

Управленческая суть: три зоны ответственности школы

Приёмная кампания в вуз или колледж — процедура принимающей организации, а не школы. Но именно к школе выпускник и родители обращаются первыми, и именно от школы правильных пояснений зависит, сколько конфликтов достанется администрации в июле–августе. Все запросы делятся на три зоны, и смешивать их — управленческая ошибка в любую сторону.

Обязана. Это закреплённые федеральным законом и подзаконными актами документы с чёткими сроками: аттестат и приложение к нему, справка об обучении при отчислении или неудовлетворительном результате ГИА, дубликат при утрате, передача сведений в информационные системы, хранение личного дела. Здесь у директора нет права выбора — есть право только на своевременность.

Вправе. Это справки о достижениях, копии грамот из личного дела, характеристика, ходатайство. Федеральный закон не обязывает школу выдавать их по каждому запросу, но и произвольный отказ — плохая практика, которая создаёт репутационный риск. Правильный ответ — не «да» или «нет» на каждый случай, а заранее выстроенный внутренний порядок: кто готовит, в какой срок, на основании чего.

Не отвечает. Перечень индивидуальных достижений, которые учитывает вуз или колледж, и количество баллов за них устанавливает сама принимающая организация в правилах приёма — школа этот перечень не формирует и не может обещать, что тому или иному достижению вуз присвоит баллы. Школа не подтверждает то, что не фиксировала документально. Школа не гарантирует зачисление. Конкурсные списки, минимальные баллы и сроки подачи согласия на зачисление — зона ответственности вуза (колледжа) и самого абитуриента.

Ошибка возможна в обе стороны: если школа сама решает, выдавать ли аттестат «по своему графику» — это нарушение федерального срока; если школа объявляет себя обязанной выдать характеристику по первому требованию или гарантировать место по целевому набору — это выдаёт за федеральную обязанность то, что на деле является внутренней практикой школы или вовсе не её компетенцией.

Что школа обязана выдать: сроки не обсуждаются

Что проверить Где смотреть Кто отвечает Риск
Аттестат и приложение выданы не позднее 3 рабочих дней после приказа об отчислении в связи с получением образования Приказ о выдаче аттестатов, книга регистрации Директор, секретарь Жалоба родителей, замечание при проверке, срыв срока подачи документов в приёмную комиссию
Справка об обучении выдана тем, кто не прошёл ГИА или получил неудовлетворительный результат, отчислен до завершения программы Приказ об отчислении, ч. 12 ст. 60 и ст. 61 ФЗ-273 Секретарь Выпускник не может подтвердить период обучения при переходе в другую организацию
Решение о выдаче дубликата принято не позднее 30 календарных дней со дня заявления Заявление о выдаче дубликата, книга регистрации Директор Пропущен срок подачи документов на целевое место или в приёмную комиссию по вине школы
Сведения о выданном аттестате переданы в ФИС ФРДО ФИС ФРДО Ответственный за ФИС ФРДО Вуз или колледж не может проверить документ об образовании при зачислении
Результаты ГИА переданы в информационные системы в установленном порядке Региональная информационная система ГИА, ФИС ГИА и приёма Заместитель по УВР, ответственный за ГИА Абитуриент не может подать документы через портал Госуслуг или личный кабинет приёмной комиссии
Личное дело выпускника содержит документы, подтверждающие достижения, и передано на хранение по правилам школы Номенклатура дел, Правила Росархива № 77 от 31.07.2023 Секретарь, классный руководитель Невозможно выдать справку о достижениях за прошлые годы, если документы не сохранены

Подробный порядок выдачи аттестатов, справок об обучении и дубликатов, включая пошаговый алгоритм и книгу регистрации, разобран отдельно — «Выдача аттестатов, справок об обучении и дубликатов: порядок для школы». Требования к самому заполнению бланков — в разборе «Порядок заполнения аттестатов в 2026 году». Организационная роль школы именно в приёмной кампании колледжей (сроки, конкурс аттестатов, работа с родителями) — отдельная тема, разобранная в материале «Приём в колледжи после 9 и 11 класса»; здесь же фокус — на документах и границах компетенции школы применительно и к вузу, и к колледжу.

Что школа вправе оформить по запросу — и как не отказывать вслепую

Справка о достижениях и участии в олимпиадах, копии грамот и дипломов из личного дела, характеристика или рекомендация, справка об обучении не в связи с отчислением, ходатайство в приёмную комиссию или работодателю по целевому набору — всё это школа оформляет не потому, что обязана по каждому обращению, а потому что у неё есть данные и организационная возможность. Ни ФЗ-273, ни подзаконные акты об аттестатах не содержат нормы, которая обязывала бы школу выдавать характеристику или справку о достижениях по любому запросу в любой срок.

Это не повод отказывать. Разумная модель — локальный акт или служебная инструкция, которая фиксирует: какие справки школа готовит по обращению; кто ответственный (секретарь, классный руководитель, замдиректора по УВР); типовой срок (например, 5–10 рабочих дней, по аналогии со сроком подготовки справки об обучении по заявлению обучающегося); на основании чего готовится справка (личное дело, приказы, протоколы олимпиад, а не «со слов» заявителя). Такой порядок не даёт школе превратиться в бюро справок по первому звонку и не даёт секретарю права отказать без причины.

Отдельно стоит характеристика. Её содержание и форму школа определяет сама (типового федерального бланка нет); отказ без объяснения или задержка без предложения альтернативного срока порождают обоснованную претензию — даже при отсутствии формальной обязанности. Обоснованный отказ или перенос срока (например, в период летних отпусков педагогов) с указанием даты, когда документ будет готов, — не нарушение, а нормальная организация работы. Пример корректной формулировки — в разделе «Образцы формулировок» ниже.

За что школа не отвечает: индивидуальные достижения, конкурс и зачисление

Средний балл аттестата, результаты школьных олимпиад, портфолио — сами по себе не дают федеральной гарантии баллов или преимущества при поступлении. Это устанавливает принимающая организация: для высшего образования — по части 5 и части 7 статьи 69, части 8 статьи 55 ФЗ-273 и Порядку приёма, утверждённому приказом Минобрнауки России от 27.11.2024 № 821 (в редакции № 905), который отдаёт вузу право самому определять перечень индивидуальных достижений и баллы за них; для СПО — по части 4 статьи 68 и пункту 44 Порядка, утверждённого приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 № 457 (в редакции № 277), где способ учёта результатов (например, средний балл аттестата) колледж тоже устанавливает сам. Школа в этот перечень не входит и на него не влияет.

Отсюда три практических правила: не обещать конкретные баллы за достижение — это решает приёмная комиссия по своим, ежегодно уточняемым правилам; не подтверждать то, что не фиксировала — устное «вспоминание» участия без приказа или протокола не является доказательством для комиссии; не консультировать по существу конкурса («хватит ли баллов», «когда подавать согласие на зачисление») — это зона вуза или колледжа, корректный ответ — направить на официальный сайт приёмной комиссии, а не строить прогнозы.

Целевое обучение: что школа может рассказать, а что не в её силах

Целевое обучение — отдельная процедура на основании договора между поступающим и заказчиком (работодателем, органом власти, госкорпорацией), а не между поступающим и школой. Действующая основа — Положение о целевом обучении, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.04.2024 № 555 (в редакции № 447 от 07.04.2025); оно заменило прежнее постановление от 13.10.2020 № 1681, утратившее силу с 1 мая 2024 года. Механизм — отдельный конкурс в рамках целевой квоты, зачисление по которой проводится до общего конкурса; конкретные правила устанавливают Порядок приёма в вуз (приказ № 821/№ 905) и в СПО (приказ № 457/№ 277).

Роль школы здесь ограничена: информированием в рамках профориентации (ч. 3.1 ст. 66 ФЗ-273, приказ Минпросвещения № 650 от 31.08.2023) — рассказать про целевое обучение как вариант, без гарантий конкретному ребёнку; документами по запросу заказчика — если работодатель как заказчик целевого обучения запрашивает характеристику или справку для своего отбора, школа готовит их по тем же правилам, что и любую другую характеристику, но не подписывает сам договор. Школа не сторона договора о целевом обучении и не может ни гарантировать зачисление по квоте, ни повлиять на выбор заказчика. Типичная ошибка — школа берёт на себя роль посредника («мы вам всё оформим по целевому») там, где её функция только информационная; направляйте семью к заказчику и к правилам приёма конкретной организации.

Портфолио выпускника: что подтверждает школа, а что — нет

Кампания «Поступаем вместе» советует абитуриентам собирать портфолио с документальным подтверждением достижений. С точки зрения школы это означает: часть подтверждений может выдать она сама, а часть — нет, и путать эти категории означает подводить выпускника.

Школа может подтвердить документально (если сведения зафиксированы приказами, протоколами, ведомостями или личным делом):

  • участие и результаты школьного и муниципального этапов олимпиад — на основании протоколов и приказов о поощрении;
  • участие в мероприятиях, связанных с ГТО, проведённых на базе школы (например, школьный этап сдачи нормативов), если результаты фиксировались школой;
  • волонтёрскую и социальную деятельность в рамках школьных проектов, если по ней велся учёт (приказы, журналы мероприятий, отметки в портфолио класса);
  • достижения, зафиксированные в дневнике, электронном журнале, личном деле, — грамоты, дипломы, благодарности, выданные самой школой или переданные ей на хранение.

Школа не подтверждает и не выдаёт замену документу, который выдаёт другая организация:

  • результаты регионального и всероссийского этапов олимпиад — подтверждают организаторы (оргкомитеты олимпиад), а не школа: соответствующий диплом или сертификат выпускник получает напрямую от них;
  • знак отличия ГТО — подтверждают региональные центры тестирования ГТО, а не школа, даже если ребёнок готовился на базе школьного спортивного клуба;
  • спортивные разряды и звания — подтверждают спортивные федерации и организации, проводившие присвоение разряда;
  • итоговое сочинение и его результат — фиксирует организация, проводившая процедуру (правила устанавливает Рособрнадзор), школа лишь может организационно способствовать написанию.

Если выпускник просит школу «подтвердить» достижение, которого школа не фиксировала, — корректный ответ: школа не может подтвердить то, чего нет в её документах, и достижение нужно подтверждать напрямую у организации, которая его присуждала.

Пошаговый алгоритм администрации на июль–август

  1. До начала лета назначить приказом ответственного за приём и обработку обращений выпускников по документам (обычно секретарь) и утвердить внутренний порядок подготовки справок и характеристик — сроки, основания, ответственных.
  2. После итогов ГИА обеспечить своевременную подготовку и выдачу аттестатов и приложений — без этого выпускник не сможет подать документы ни в вуз, ни в колледж.
  3. Параллельно проверить, что личные дела выпускников содержат документы, подтверждающие заявленные достижения (грамоты, приказы, протоколы) — искать их в последний момент, когда родитель уже стоит с запросом, недопустимо.
  4. По каждому обращению за справкой о достижениях, характеристикой или ходатайством — оформлять письменно, регистрировать в журнале обращений или делопроизводства, соблюдать внутренний срок.
  5. При запросе на подтверждение того, чего школа не фиксировала, — направить заявителя к организации-первоисточнику (оргкомитет олимпиады, центр ГТО, спортивная федерация), а не пытаться «восстановить по памяти».
  6. При утрате аттестата — принять заявление, оформить решение о выдаче дубликата не позднее 30 календарных дней, проконтролировать, чтобы срок не сорвал подачу документов в приёмную комиссию.
  7. После завершения приёмной кампании — собрать у секретаря и классных руководителей список типовых вопросов и проблем текущего года, скорректировать внутренний порядок к следующему выпуску.

Что просят у школы: кто готовит, в какой срок, на каком основании

Что просят Кто в школе готовит Срок На каком основании
Аттестат и приложение Директор (приказ), секретарь (бланк, книга регистрации) Не позднее 3 рабочих дней после приказа об отчислении Ч. 12 ст. 60 ФЗ-273, приказ Минпросвещения № 546 (в редакции № 136)
Справка об обучении (не прошёл ГИА, отчислен) Секретарь 3 рабочих дня после приказа об отчислении; 5 рабочих дней — по заявлению обучающегося Ч. 12 ст. 60, ст. 61 ФЗ-273
Дубликат аттестата при утрате Директор (решение), секретарь (оформление) Решение — не позднее 30 календарных дней со дня заявления Приказ Минпросвещения № 546 (в редакции № 136)
Справка о достижениях, участии в олимпиадах Секретарь / классный руководитель, на основании данных заместителя по УВР По внутреннему порядку школы (типично 5–10 рабочих дней) Локальный акт или служебная инструкция школы; данные из личного дела
Копии грамот и дипломов из личного дела Секретарь По внутреннему порядку школы Локальный акт школы; при передаче третьим лицам — основание по ст. 6 ФЗ-152
Характеристика или рекомендация Классный руководитель, утверждает директор По внутреннему порядку школы, с учётом периода отпусков Локальный акт школы (федеральной обязанности нет)
Ходатайство для приёмной комиссии или заказчика целевого обучения Директор По внутреннему порядку школы Локальный акт школы (федеральной обязанности нет)
Подтверждение регионального/всероссийского этапа олимпиады, ГТО, спортивного разряда — (школа не подтверждает) Подтверждают оргкомитет олимпиады, центр ГТО, спортивная федерация

Чек-лист секретаря перед приёмной кампанией

Что проверить Где смотреть Ответственный Да/Нет Комментарий
1 Приказ о завершении обучения и выдаче аттестатов издан своевременно Приказ директора Директор
2 Аттестаты и приложения выданы не позднее 3 рабочих дней после приказа об отчислении Книга регистрации Секретарь
3 Личные дела выпускников содержат документы по заявленным достижениям (грамоты, приказы, протоколы) Личное дело Секретарь, классный руководитель
4 Утверждён внутренний порядок подготовки справок о достижениях и характеристик (кто, срок, основание) Локальный акт / инструкция Директор
5 Заявления на справки и характеристики регистрируются письменно Журнал обращений Секретарь
6 По запросам о региональных/всероссийских олимпиадах, ГТО, спортивных разрядах даётся корректная переадресация к первоисточнику Ответы на обращения Классный руководитель, секретарь
7 Передача сведений о достижениях третьим лицам (вузу, работодателю) имеет основание — заявление или согласие выпускника Заявление, согласие на обработку ПДн Секретарь
8 Ответственный проинформирован о порядке работы с обращениями по электронной почте (правило ФЗ-59 с учётом изменений от 30.03.2025) Инструкция по делопроизводству Секретарь

Если по какому-то пункту ответ «нет»: назначьте ответственного за устранение, определите срок не позднее чем за две недели до пика обращений (обычно вторая половина июня), зафиксируйте исправление служебной запиской на имя директора.

Образцы формулировок ответа на типовые запросы

Справка о достижениях для портфолио.

«Настоящим подтверждается, что [Ф.И.О. выпускника] в период обучения в [полное наименование ОО] принимал(а) участие в [наименование мероприятия, олимпиады, уровень — школьный/муниципальный этап], что подтверждается [приказом/протоколом от [дата] № [номер]], хранящимся в личном деле обучающегося. Справка выдана для представления по месту требования».

Что заменить: Ф.И.О., наименование ОО, конкретное мероприятие и уровень, реквизиты приказа или протокола. Не включайте в справку сведения, которые не подтверждены документом школы — это относится и к региональным/всероссийским этапам, которые подтверждает не школа.

Отказ выдать характеристику в нерабочий период с предложением срока.

«Уважаемый(-ая) [Ф.И.О.]! Ваше обращение от [дата] о выдаче характеристики на [Ф.И.О. выпускника] рассмотрено администрацией школы. Подготовка характеристики требует участия классного руководителя, который в настоящее время находится в отпуске до [дата]. Характеристика будет подготовлена и выдана не позднее [дата, с запасом после возвращения ответственного]. Просим извинить за возможное неудобство и гарантируем выдачу документа в указанный срок».

Что заменить: даты, Ф.И.О., срок возвращения ответственного. Не пишите «школа не обязана выдавать характеристику» без пояснения — вместо отказа по существу предложите конкретную дату; отсутствие федеральной обязанности не освобождает школу от вежливого и предметного ответа.

Документы личного дела, из которых берутся подтверждения

Справки, характеристики и ходатайства школа готовит не «со слов», а на основании документов из личного дела и делопроизводства: приказы о поощрении, протоколы школьного и муниципального этапов олимпиад, ведомости итоговых отметок, копии грамот и дипломов (если оригинал забрал выпускник), ранее выданные характеристики, согласия законных представителей на обработку персональных данных. Порядок формирования и хранения таких дел определяет номенклатура дел школы с учётом Правил Росархива от 31.07.2023 № 77 — единой федеральной формы личного дела обучающегося нет, состав дела школа формирует сама, но обязана соблюдать общие требования к учёту и хранению. Подробнее — в материале «Ведение личных дел обучающихся».

Передача сведений о достижениях выпускника третьим лицам (вузу, работодателю-заказчику целевого обучения) без законного основания недопустима: часть 1 статьи 6 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует согласия субъекта или иного законного основания. На практике основание — письменное заявление самого выпускника или его законного представителя с указанием, какие сведения и куда направить, а не устная просьба по телефону. Разбор типовых ситуаций — в материале «152-ФЗ: ответы родителям».

Если запрос приходит по обычной электронной почте без портала госуслуг, личного кабинета или другой системы идентификации, с 30 марта 2025 года (изменения ФЗ от 28.12.2024 № 547-ФЗ в ФЗ-59) такое письмо не подпадает автоматически под режим ФЗ-59 со сроками регистрации и рассмотрения. Это не повод игнорировать письмо — ответ школа даёт в любом случае, — но и не повод обещать заявителю формальные гарантии тридцатидневного срока там, где закон их для этого канала не устанавливает.

Типичные ошибки школы

  • Школа откладывает выдачу аттестата без объяснения, ссылаясь на «свой график», хотя срок — не позднее 3 рабочих дней после приказа об отчислении — установлен федеральным актом и не зависит от загруженности секретаря.
  • Школа обещает конкретные баллы за участие в олимпиаде или средний балл аттестата, хотя решение о начислении баллов за индивидуальные достижения принимает вуз или колледж по своим правилам приёма, которые школа не контролирует.
  • Школа подтверждает достижения, которых не фиксировала, — устно «вспоминает», что ребёнок где-то участвовал, без приказа или протокола, и выдаёт справку без документального основания.
  • Школа отказывает в характеристике без объяснения и без предложения срока, хотя федеральной обязанности нет, но и произвольный отказ без альтернативы создаёт конфликт там, где его легко избежать.
  • Школа путает приказ № 821/№ 905 (приём в вуз) и приказ № 457/№ 277 (приём в СПО) — называет родителям неверные сроки или условия, ссылаясь на порядок, который к их случаю не относится.
  • Школа берёт на себя роль заказчика или организатора целевого обучения, хотя договор заключается между поступающим и работодателем или органом власти, а не школой.
  • Школа передаёт сведения о достижениях выпускника вузу или работодателю без заявления или согласия — устно по телефону, по запросу «на всякий случай».
  • Школа обещает гарантированное зачисление, путая информирование о правилах приёма с прогнозом результата конкурса, на который школа не влияет.

Что на выходе

Утверждённый внутренний порядок подготовки справок, характеристик и ходатайств с указанием ответственных, сроков и оснований; своевременно выданные аттестаты, приложения и (при необходимости) дубликаты; личные дела выпускников, содержащие документальное подтверждение заявленных достижений; корректные письменные ответы на типовые запросы без обещаний, которые школа не может выполнить; чёткая переадресация к первоисточнику там, где подтверждение выдаёт не школа (олимпиады регионального и всероссийского уровня, ГТО, спортивные разряды); отсутствие обоснованных претензий к школе за задержку документов или за недостоверную информацию о порядке приёма.

Если родители присылают одинаковые вопросы

Вопросы «а характеристику вы обязаны выдать?», «а куда девать грамоту за региональную олимпиаду?», «а вы можете подтвердить целевое направление?» повторяются из года в год почти одинаково. Держать под рукой готовые, юридически аккуратные формулировки ответов удобнее, чем каждый раз собирать их заново под давлением сроков приёмной кампании. Сервис «Ответы родителям» на портале «Документы директора» помогает секретарю и классному руководителю быстро и корректно закрывать такие обращения без риска дать обещание, которое школа не сможет выполнить.