Личное дело обучающегося — это не формальность, а комплект персональных данных ребёнка и его родителей, который школа собирает, ведёт и хранит под собственную ответственность. Единой федеральной формы личного дела в России нет, но обязательный минимум состава задан пунктом 32 Порядка приёма (приказ № 458): заявление о приёме и все представленные при приёме документы либо их копии. Дополнительный состав, порядок ведения и правила доступа школа определяет сама и обязана закрепить их локальным нормативным актом (ЛНА). Материал показывает, что обязательно включить в дело, кто отвечает за его ведение и хранение, какой сейчас действует срок хранения и как передать дело при переводе ученика без риска для директора.
Коротко про закон. На вопрос «что закон говорит о личном деле ученика» прямого ответа в виде единой федеральной формы нет: такой формы не установлено. Есть только обязательный минимум содержания — заявление о приёме и поданные при приёме документы (п. 32 Порядка № 458) — и требования к обращению с этим содержимым как с персональными данными по ФЗ-152. Остальной состав, структуру дела, доступ и хранение школа определяет сама и закрепляет собственным ЛНА — без него дело считается ведущимся без установленного порядка.
Для кого материал
Директор, заместитель по УВР, ответственный секретарь/делопроизводитель, классный руководитель, специалист, ответственный за обработку персональных данных в школе.
Управленческая суть: два закона задают рамки, форму определяет школа
Федеральные акты не устанавливают единую форму и исчерпывающий состав личного дела, но пункт 32 Порядка приёма прямо требует включать в него заявление о приёме и все представленные при приёме документы либо их копии — школа определяет только дополнительный состав и структуру дела. Ведение документации, включая личные дела, закон относит к компетенции самой организации: разработка и принятие ЛНА — п. 1 ч. 3 ст. 28, порядок оформления возникновения, изменения и прекращения образовательных отношений — ст. 30 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Приём на обучение регулируется ст. 67 ФЗ-273 и Порядком приёма на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования (приказ Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458, действующая редакция) — именно документы, которые родители подают при приёме, образуют основу личного дела.
Второй закон задаёт не форму, а границы обращения с содержимым дела. Личное дело почти целиком состоит из персональных данных обучающегося и его родителей (законных представителей), поэтому на него в полном объёме распространяется Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: принцип минимизации и соответствие объёма данных целям обработки (ст. 5), правовые основания обработки (ст. 6), конфиденциальность (ст. 7), обязанность оператора принять меры для защиты данных, включая назначение ответственного (ст. 18.1), и организационно-технические меры безопасности (ст. 19).
Зона личной ответственности директора здесь двойная: как руководитель организации он отвечает за то, что порядок ведения личных дел закреплён ЛНА (иначе школа ведёт дела «по традиции», и это слабое место при проверке); как руководитель организации-оператора персональных данных — за то, что дела защищены и доступ к ним ограничен. Основной управленческий риск — не подмена документов, а отсутствие ЛНА и путаница в сроках хранения: единого срока, действующего сразу для всех школ, не существует — применимый перечень и срок хранения личного дела школа определяет по своему организационному статусу, с соблюдением Правил Росархива № 77.
Что должен сделать директор: алгоритм
Конкретные формы документирования ниже (положение с таким названием, приказ о перечне лиц с доступом, ежегодный акт проверки, журнал движения дел) — рекомендуемая модель, которая соответствует статьям 18.1, 19 и 22.1 ФЗ-152. Федеральный закон не требует именно этих форм: школа вправе использовать иные, если они закреплены её ЛНА или инструкцией по делопроизводству.
- Проверить или утвердить ЛНА — «Положение о порядке формирования, ведения, учёта и хранения личных дел обучающихся». Если ЛНА нет или он не пересматривался — актуализировать с указанием состава дела, ответственных, правил доступа и сроков хранения.
- Назначить ответственного приказом директора: за текущее ведение дел (как правило, классный руководитель) и за учёт, хранение и защиту персональных данных (секретарь/делопроизводитель или иное уполномоченное лицо).
- Свести состав дела к необходимому минимуму — только документы, обусловленные конкретной законной целью; исключить избыточные сведения (СНИЛС, ИНН родителей, справки о доходах, лишние копии паспортов «на всякий случай»).
- Обеспечить получение согласий на обработку персональных данных обучающегося и родителей при приёме и зафиксировать основания обработки.
- Организовать хранение: запираемый шкаф/помещение, перечень лиц с доступом, утверждённый приказом, запрет на выдачу дел третьим лицам без правовых оснований.
- Обновить номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству, установив срок хранения личных дел по перечню, применимому к организации (для Минпросвещения России и подведомственных ему организаций — 50 лет по приказу № 624), с соблюдением Правил Росархива № 77, и прекратить уничтожение дел без определения применимого перечня и срока.
- Наладить учёт движения дел — реестр/журнал выдачи и приёма личных дел при переводе, отчислении, окончании школы.
- Проконтролировать порядок ознакомления родителей (законных представителей) с данными их ребёнка и закрепить его в ЛНА.
Кто отвечает, в какой срок и что на выходе
| Действие | Кто отвечает | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| Утверждение/актуализация ЛНА о личных делах | Директор | До начала учебного года или при выявлении несоответствия | Действующее положение с составом дела, сроками, ответственными |
| Назначение ответственных за ведение и хранение | Директор (приказ) | В момент утверждения ЛНА | Приказ с перечнем ответственных лиц |
| Формирование дела при приёме | Секретарь / классный руководитель | В сроки, установленные Порядком приёма (приказ № 458) | Сформированное личное дело с полным комплектом документов и согласием на обработку ПДн |
| Внесение записей о движении ученика | Классный руководитель / секретарь | По факту события (перевод, изменение данных) | Актуальные сведения в деле и алфавитной книге |
| Проверка состояния дел | Ответственный за делопроизводство | Не реже одного раза в год | Акт/отметка о проверке, устранённые несоответствия |
| Обновление номенклатуры дел под применимый срок хранения | Ответственный за делопроизводство, утверждает директор | При изменении применимого перечня сроков хранения | Номенклатура дел, соответствующая перечню, применимому к организации |
| Выдача/приём дела при переводе | Секретарь (выдача), принимающая школа (приём) | В сроки процедуры перевода (приказ № 240) | Запись в журнале движения дел, подпись получателя |
Проверки и риски
| Что проверить | Где смотреть | Кто отвечает | Риск |
|---|---|---|---|
| Есть ли утверждённый ЛНА, определяющий состав, ведение и хранение личных дел | ЛНА школы | Директор | Ведение дел «по традиции» — первое замечание при проверке |
| Включены ли в дело заявление о приёме и все документы, поданные при приёме | Личное дело | Секретарь | Несоблюдение обязательного минимума по п. 32 Порядка № 458 |
| Оформлено ли согласие на обработку персональных данных обучающегося и родителей | Личное дело | Секретарь | Обработка ПДн без основания — нарушение ст. 6 ФЗ-152 |
| Нет ли в деле избыточных данных (СНИЛС, ИНН, справок о доходах без законной цели) | Личное дело (выборочно) | Ответственный за делопроизводство | Нарушение принципа минимизации, ст. 5 ФЗ-152 |
| Хранятся ли дела в запираемом помещении с ограниченным перечнем лиц, имеющих доступ | Место хранения, приказ о доступе | Ответственный за делопроизводство | Нарушение мер защиты ПДн, ст. 19 ФЗ-152 |
| Фиксируется ли передача дела при переводе в журнале с подписью получателя | Журнал движения дел | Секретарь | Утрата дела, спор с родителями при переводе |
| Соответствует ли срок хранения в номенклатуре дел применимому перечню | Номенклатура дел | Ответственный за делопроизводство | Досрочное уничтожение или необоснованно долгое хранение персональных данных |
Готовые формулировки
Пункт ЛНА о минимальном составе дела:
Личное дело обучающегося формируется [ответственным за приём] при зачислении и в обязательном порядке включает заявление о приёме и все документы, представленные при приёме, либо их копии (пункт 32 Порядка приёма, утверждённого приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458). Дополнительный состав дела определяется настоящим Положением.
Акт приёма-передачи личного дела при переводе:
Личное дело обучающегося [Ф.И.О.], класс [__], передано [дата] представителю [полное наименование принимающей организации] — [Ф.И.О., должность] — в связи с переводом обучающегося. Дело содержит [количество] листов/документов согласно описи (приложение). Замечания по составу дела: [нет / указать].
Согласие родителя (законного представителя) на обработку персональных данных для личного дела:
Я, [Ф.И.О. родителя/законного представителя], даю согласие [полному наименованию образовательной организации] на обработку персональных данных моего ребёнка [Ф.И.О. обучающегося] и моих персональных данных в объёме, необходимом для ведения личного дела обучающегося, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласие действует на период обучения и [срок] после его завершения либо до отзыва в письменной форме.
Чек-лист
| № | Что проверить | Где смотреть | Ответственный | Да/Нет | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Есть действующий ЛНА о ведении личных дел | ЛНА школы | Директор | ||
| 2 | Приказом назначены ответственные за ведение и хранение дел | Приказ директора | Директор | ||
| 3 | Состав дела не содержит избыточных персональных данных | Личные дела (выборочно) | Ответственный за делопроизводство | ||
| 4 | На каждого обучающегося есть согласие на обработку ПДн | Личное дело | Секретарь | ||
| 5 | Дела хранятся в запираемом помещении/шкафу с ограниченным доступом | Место хранения | Ответственный за делопроизводство | ||
| 6 | Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству содержат актуальный срок хранения личных дел | Номенклатура дел | Ответственный за делопроизводство | ||
| 7 | Ведётся журнал/реестр движения (выдачи, приёма) личных дел | Журнал движения дел | Секретарь | ||
| 8 | Порядок ознакомления родителей с данными ребёнка закреплён в ЛНА | ЛНА | Директор |
Если по пункту ответ «нет» — назначьте ответственного за устранение конкретного несоответствия, установите срок (как правило, не более месяца), зафиксируйте результат устранения в служебной записке или акте проверки и при необходимости внесите изменения в ЛНА.
Типичные ошибки
- Нет ЛНА о личных делах — школа ведёт дела «по традиции»; при проверке это первое слабое место, так как порядок должен быть закреплён локальным актом (ст. 28, 30 ФЗ-273).
- Досрочное уничтожение дел по устаревшему ориентиру «3 года после выбытия» без определения перечня и срока хранения, применимого к конкретной школе.
- Путаница перечней сроков хранения — применение к личным делам обучающихся статей о личных делах работников из другого перечня, который регулирует не образовательные, а управленческие кадровые документы.
- Избыточные данные в деле — сбор СНИЛС, ИНН, справок о доходах, лишних копий паспортов без законной цели нарушает принцип минимизации (ст. 5 ФЗ-152).
- Отсутствие согласий и мер защиты — не оформлены согласия на обработку ПДн, дела в открытом доступе, не назначен ответственный (ст. 7, 18.1, 19 ФЗ-152).
- Выдача дела без фиксации — передача при переводе без подписи получателя и без записи в журнале движения дел создаёт риск утраты дела и спора с родителями.
- Смешение с личными делами работников — дела обучающихся и дела сотрудников — разные категории с разными основаниями обработки и разными сроками хранения; вести и хранить их нужно раздельно.
- Личное дело хранится вместе с документами о состоянии здоровья ребёнка (медицинские справки, заключения ПМПК) без ограничения доступа именно к этой части дела — специальные категории персональных данных требуют дополнительных условий обработки (ст. 10 ФЗ-152).
- Классный руководитель забирает личные дела домой или в другое помещение «для удобства работы» — вне утверждённого места хранения и без фиксации перемещения, что делает невозможным контроль сохранности и доступа.
Что на выходе
Действующее положение о личных делах обучающихся; приказ о назначении ответственных за ведение и хранение; личные дела, сформированные без избыточных данных и с оформленными согласиями на обработку ПДн; номенклатура дел с актуальным сроком хранения; журнал движения личных дел, подтверждающий факт и дату каждой передачи; понятный порядок ознакомления родителей с данными их ребёнка.
Источники и правовая основа
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» — ч. 3 ст. 28 (компетенция организации по разработке и принятию локальных нормативных актов), ст. 30 (порядок оформления возникновения, изменения и прекращения образовательных отношений), ст. 67 (приём на обучение).
- Приказ Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458 (официальный текст) «Об утверждении Порядка приёма на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования» (действующая редакция, зарегистрирован Минюстом России 11.09.2020) — пункт 32 устанавливает обязательный минимум состава личного дела (заявление о приёме и все представленные документы либо их копии); прочие документы, формируемые при приёме, дополняют это дело.
- Приказ Минпросвещения России от 06.04.2023 № 240 «Об утверждении Порядка и условий осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности» (действующая редакция, зарегистрирован Минюстом России 15.05.2023 № 73315 — официальный текст) — порядок выдачи и приёма личного дела при переводе.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — ст. 5 (принципы обработки и минимизация объёма данных), ст. 6 (правовые основания обработки), ст. 7 (конфиденциальность), ст. 18.1 (меры по обеспечению обязанностей оператора, включая назначение ответственного), ст. 19 (меры по обеспечению безопасности персональных данных при обработке).
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основа для хранения архивных документов и исчисления сроков хранения.
- Приказ Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения» — устанавливает срок хранения (в том числе 50 лет для личных дел) для Минпросвещения России и непосредственно подведомственных ему организаций (пункты 1.2–1.3 Перечня); на муниципальную, региональную или частную школу распространяется только при наличии дополнительного основания.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, зарегистрирован Минюстом России 06.09.2023 № 75119) — общие правила определения применимого перечня и срока хранения при отсутствии специального ведомственного основания.
Статус на дату проверки 27.07.2026: указанные акты действуют. Единой федеральной формы личного дела обучающегося не установлено — состав, порядок ведения и правила доступа школа определяет собственным локальным нормативным актом в границах, заданных ФЗ-273 и ФЗ-152. Материал носит справочно-методический характер и не является юридической консультацией. Конкретный срок хранения, номер статьи и структуру действующего ведомственного перечня сроков хранения, а также точную редакцию приказов № 458 и № 240 на дату применения сверяйте по актуальному тексту в системах КонсультантПлюс, ГАРАНТ или на официальном портале правовой информации.