Личные дела обучающихся: состав, ведение, хранение и передача

Краткий вывод для директора

Личное дело обучающегося — это не формальность, а совокупность персональных данных ребёнка и его родителей, которую школа собирает, ведёт и хранит под собственную ответственность. Единого федерального «положения о личном деле обучающегося» в России нет: закон отдаёт этот вопрос на усмотрение образовательной организации (ч. 3 ст. 28, ч. 2 ст. 30 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ»). Поэтому состав дела, порядок ведения, ответственного и правила доступа вы определяете собственным локальным нормативным актом (ЛНА). Именно наличие грамотного ЛНА, а не сама папка с документами, проверяется при контроле и защищает школу в спорах.

Главное изменение, которое нужно учесть в 2026 году: срок хранения личных дел обучающихся вырос. Раньше на практике дела выбывших хранили 3 года, а теперь действует ведомственный Перечень, утверждённый приказом Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624, где личные дела обучающихся отнесены к статье 725 со сроком хранения 50 лет. Это нужно отразить в номенклатуре дел и инструкции по делопроизводству, иначе досрочное уничтожение дел станет нарушением архивного законодательства. Ниже — что положить в дело, кто его ведёт, как защитить персональные данные и как правильно передать дело при переводе ученика.

Что такое личное дело и чем оно регулируется

Личное дело обучающегося — это сформированный комплект документов, сопровождающий ребёнка от приёма в школу до выбытия. С правовой точки зрения важны два слоя регулирования.

Первый слой — образовательное законодательство. Ведение документации (в том числе личных дел) закон относит к компетенции самой организации: разработка и принятие локальных нормативных актов — п. 1 ч. 3 ст. 28, а порядок оформления возникновения, изменения и прекращения образовательных отношений — ст. 30 ФЗ-273. Приём на обучение регулируется ст. 67 ФЗ-273 и Порядком приёма на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования (приказ Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458). Документы, которые родители подают при приёме, становятся основой личного дела.

Второй слой — законодательство о персональных данных. Личное дело почти целиком состоит из персональных данных обучающегося и его родителей (законных представителей), поэтому на него в полном объёме распространяется Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Ключевые нормы: принципы обработки и требование соответствия объёма данных целям (ст. 5), правовые основания обработки (ст. 6), конфиденциальность (ст. 7), обязанность оператора принимать меры для защиты данных (ст. 18.1) и организационно-технические меры безопасности (ст. 19). Отдельно действует ст. 152.2 Гражданского кодекса РФ об охране частной жизни.

Вывод: ни один федеральный акт не диктует «сверху» точный состав личного дела школьника, но два закона задают жёсткие рамки — что вы вправе собирать (только необходимое для целей образования) и как обязаны это защищать.

Типовой состав личного дела

Поскольку состав определяет школа своим ЛНА, ориентируйтесь на цель: подтвердить законность образовательных отношений и учесть данные, необходимые для обучения. Сложившийся на практике состав личного дела включает:

• заявление родителя (законного представителя) о приёме;
• копию документа, удостоверяющего личность ребёнка (свидетельство о рождении или паспорт);
• копию документа, удостоверяющего личность заявителя, и документа о родстве/законном представительстве (для опекунов, приёмных родителей);
• документ о регистрации ребёнка по месту жительства или пребывания (в пределах, предусмотренных Порядком приёма);
• согласие на обработку персональных данных обучающегося и родителей;
• при переводе из другой школы — личное дело с прежнего места обучения и справку об обучении (периоде обучения);
• при завершении уровня — сведения об итоговых результатах, копии выданных документов об образовании;
• выписки из приказов о зачислении, переводе, отчислении (выбытии);
• медицинские сведения — только в объёме, который школа вправе обрабатывать (как правило, ограничиваются данными о группе здоровья/физкультурной группе; медкарта ведётся медработником отдельно).

Важное ограничение по ФЗ-152: не включайте в дело избыточные данные (например, СНИЛС и ИНН родителей, сведения о доходах, полные копии паспортов «на всякий случай»), если это не обусловлено конкретной законной целью. Принцип минимизации (ст. 5 ФЗ-152) — ваша защита от претензий Роскомнадзора.

Ведение и ответственный

Порядок ведения закрепляется в ЛНА — обычно это «Положение о порядке формирования, ведения, учёта и хранения личных дел обучающихся». В нём стоит прописать:

• кто формирует и ведёт дела (как правило, классный руководитель ведёт текущее наполнение, а ответственный за делопроизводство/секретарь — учёт и хранение);
• кто назначается ответственным приказом директора и отвечает за сохранность и конфиденциальность;
• единые правила оформления: нумерация дел, соответствие номеру в алфавитной книге записи обучающихся, внутренняя опись;
• периодичность проверки состояния дел (например, ежегодно) и порядок внесения записей о движении ученика.

Назначение ответственного оформляется приказом директора — это одновременно требование делопроизводства и элемент выполнения обязанности оператора ПДн определить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ст. 18.1 ФЗ-152). Общая ответственность за организацию хранения лежит на руководителе как на операторе.

Хранение и сроки

С хранением связана самая частая ошибка директоров, поэтому разберём её отдельно.

Существуют два разных типовых перечня, и их нельзя путать:

1. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов). Он регулирует управленческие документы. Его статьи 444 и 445 («личные карточки работников», «личные дела руководителей и работников организаций») со сроком 50/75 лет относятся к работникам, а не к обучающимся. Использовать эти статьи для дел учеников — ошибка.

2. Приказ Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 — ведомственный Перечень документов, образующихся в деятельности Минпросвещения и подведомственных ему организаций. Именно он профильный для школ. В нём личные дела обучающихся отнесены к статье 725 со сроком хранения 50 лет. Смежные позиции: алфавитная книга записи обучающихся — статья 724, 50 лет; списки обучающихся по классам — статья 729, 5 лет.

До появления этого перечня школы массово применяли срок 3 года после выбытия (по устаревшим типовым перечням и сложившейся практике). Сейчас этот ориентир неактуален: дела выбывших обучающихся хранятся 50 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело было завершено делопроизводством (то есть за годом выбытия/окончания). Само хранение документов и исчисление сроков подчиняются Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым и утверждён Перечень № 624.

Практический шаг: обновите номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству, приведя сроки к Перечню № 624, и не уничтожайте дела выбывших по «старым» 3 годам — это прямое нарушение.

Защита персональных данных и доступ

Личное дело — конфиденциальный носитель ПДн. Минимальный набор мер, который должен быть у школы:

• политика обработки персональных данных и положение об обработке ПДн, размещённые и утверждённые как ЛНА (ст. 18.1 ФЗ-152);
• получение согласий на обработку ПДн обучающихся и родителей с указанием целей и срока;
• ограничение доступа: дела хранятся в запираемом шкафу/помещении, доступ имеют только уполномоченные работники по перечню, утверждённому приказом;
• запрет на выдачу дел и копий третьим лицам без правовых оснований; выдача сведений — только по мотивированным запросам уполномоченных органов в рамках их компетенции;
• конфиденциальность (ст. 7 ФЗ-152): работники, допущенные к делам, дают обязательство о неразглашении.

Отдельно учтите: родители (законные представители) как субъекты (представители субъекта) вправе знакомиться с обрабатываемыми данными своего ребёнка. Порядок ознакомления удобно закрепить в ЛНА, чтобы обращения обрабатывались единообразно и без нарушения прав других лиц.

Передача при переводе или выбытии

При переводе обучающегося в другую образовательную организацию действует Порядок и условия осуществления перевода (приказ Минпросвещения России от 06.04.2023 № 240, в действующей редакции). Алгоритм:

• родитель (законный представитель) подаёт заявление об отчислении в порядке перевода в исходную школу и указывает принимающую организацию;
• школа издаёт приказ об отчислении в порядке перевода;
• родителю выдают личное дело обучающегося и документы, подтверждающие обучение (справку об обучении/периоде обучения, при необходимости — ведомость текущих отметок);
• принимающая школа зачисляет ученика, издаёт приказ и включает полученное личное дело в своё делопроизводство; при этом уместно сопроводительное письмо или отметка о приёме дела.

Личное дело выдаётся родителю под подпись либо направляется в принимающую организацию — конкретный способ пропишите в ЛНА. Факт выдачи фиксируйте (реестр/журнал движения дел), чтобы всегда можно было подтвердить, где находится дело. При окончании школы личное дело остаётся на хранении в архиве школы в течение установленного срока (50 лет), а выпускнику выдаётся аттестат.

Типичные ошибки

• Нет ЛНА о личных делах — школа ведёт дела «по традиции». При проверке это слабое место: порядок должен быть закреплён локальным актом (ст. 28, 30 ФЗ-273).
• Досрочное уничтожение. Применение старого срока «3 года» вместо действующих 50 лет (ст. 725 Перечня № 624) — нарушение архивного законодательства.
• Путаница перечней. Ссылка на приказ Росархива № 236 (ст. 444/445, 50/75 лет) для дел учеников: эти статьи — про работников.
• Избыточные данные. Сбор СНИЛС, ИНН, справок о доходах, лишних копий паспортов без законной цели нарушает принцип минимизации (ст. 5 ФЗ-152).
• Отсутствие согласий и мер защиты. Нет согласий на обработку ПДн, дела лежат в открытом доступе, не назначен ответственный (ст. 7, 18.1, 19 ФЗ-152).
• Выдача дела без фиксации. Передача при переводе без подписи получателя и без записи в журнале движения дел — риск утраты и споров.
• Смешение с личными делами работников. Дела обучающихся и дела сотрудников — разные категории с разными основаниями обработки и сроками; хранить и регулировать их нужно раздельно.

Итог: приведите свой локальный акт и номенклатуру дел в соответствие с ФЗ-273, ФЗ-152 и Перечнем Минпросвещения № 624, назначьте ответственного приказом и наладите учёт движения дел. Тогда личные дела перестанут быть зоной риска и станут прозрачным, защищённым и проверяемым участком работы школы.