Должностная инструкция — документ, который многие директора воспринимают как формальность: составили один раз, положили в личное дело, вспоминают только при увольнении сотрудника или трудовом споре. На деле это документ, который проверяющие сверяют одновременно с профессиональным стандартом, с трудовым договором и с фактическим функционалом сотрудника. Расхождение между этими тремя документами — типичное замечание при проверке и почва для трудового спора, который школа рискует проиграть. Материал показывает, кто в школе отвечает за актуальность инструкций, какой порядок действий закрывает риск, и что именно проверить перед тем, как утверждать новую редакцию.
Для кого материал
Директор, заместитель по кадровой работе или по УВР, специалист по кадрам, секретарь, ведущий личные дела сотрудников. Полезен также юристу школы (если он есть) при подготовке к проверке или трудовому спору.
Управленческая суть: кто отвечает и в чём риск
Утверждает должностную инструкцию директор — приказом. Это его личная зона ответственности: если инструкция противоречит трудовому договору или не отражает профстандарт, отвечать при проверке или в суде будет школа как работодатель, а не сотрудник, который эту инструкцию когда-то составил и забыл пересмотреть.
Ответственный за кадровую работу (специалист по кадрам, секретарь) готовит и актуализирует тексты, сверяет их с профстандартами и трудовыми договорами, организует ознакомление сотрудников под подпись. Заместитель по УВР или другой руководитель подразделения подтверждает, что в инструкции отражён реальный функционал сотрудника, включая то, что появилось за последний год (работа в электронном журнале, кураторство проекта, дежурство).
Три источника риска, если инструкции не актуализированы:
- Трудовой спор. Сотрудник отказывается от поручения, ссылаясь на то, что оно не прописано в инструкции; при увольнении или дисциплинарном взыскании суд встаёт на сторону работника, если функционал в инструкции и в реальности не совпадает.
- Замечание при проверке. Инспектор сверяет инструкцию с профстандартом: обязательны квалификационные требования, установленные законом (ст. 195.3 ТК); остальные характеристики профстандарта применяются как основа, и само по себе несовпадение формулировок обобщённых функций нарушением не является.
- Правовая неопределённость в трудовых отношениях. Если в трудовом договоре указана одна трудовая функция, а в инструкции — принципиально другой объём обязанностей, неясно, что именно является условием труда, согласованным сторонами.
Профессиональные стандарты обязательны для применения работодателем в той части, где требования к квалификации для трудовой функции установлены Трудовым кодексом РФ, другим федеральным законом или иным нормативным правовым актом РФ (статьи 195.1 и 195.3 ТК РФ). Для педагогических должностей это требование прямо закреплено статьёй 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»: право на занятие педагогической деятельностью имеют лица, отвечающие квалификационным требованиям, указанным в квалификационных справочниках и (или) профессиональных стандартах.
Как действовать (пошагово)
- Составить перечень всех должностей, замещаемых в школе, включая совместителей и сотрудников на неполной ставке.
- Проверить, утверждён ли профессиональный стандарт для каждой должности, и изучить его структуру — обобщённые трудовые функции, трудовые действия, необходимые знания и умения. Для педагогических должностей действуют: профстандарт «Педагог» — приказ Минтруда России от 18.10.2013 № 544н (в редакции от 05.08.2016); профстандарт «Педагог дополнительного образования детей и взрослых» — приказ Минтруда России от 22.09.2021 № 652н; профстандарт «Специалист в области воспитания» — приказ Минтруда России от 30.01.2023 № 53н.
- Сопоставить действующую должностную инструкцию с профстандартом — выделить, какие трудовые функции из стандарта отражены, а какие отсутствуют или сформулированы иначе.
- Сверить инструкцию с трудовым договором конкретного сотрудника — устранить противоречия в формулировках трудовой функции.
- Актуализировать текст инструкции: добавляемые обязанности должны оставаться в пределах трудовой функции (иначе — письменное соглашение об изменении, дополнительная работа — по правилам совмещения с оплатой, ст. 60.2, 72, 151 ТК); неактуальные пункты убрать.
- Согласовать проект новой инструкции с самим сотрудником, особенно если меняются существенные условия его работы, и соблюсти процедуру уведомления, если она требуется.
- Утвердить обновлённую инструкцию приказом директора.
- Ознакомить сотрудника под подпись с новой редакцией, изъяв из личного дела предыдущую версию или пометив её как утратившую силу.
- Внести сверку должностных инструкций с профстандартами в ежегодный план — например, перед началом учебного года, особенно при выходе новых профстандартов.
Ручная сверка каждой должностной инструкции с профстандартом — работа, которая легко растягивается на недели, особенно в школе с большим штатом. Готовый структурированный комплект «Должностные инструкции», составленный с учётом профессиональных стандартов, помогает сократить эту работу до адаптации шаблона под конкретную школу.
Кто отвечает, в какой срок и что на выходе
| Этап | Кто отвечает | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| Перечень должностей и сверка с профстандартами | Специалист по кадрам | В рамках ежегодного плана, перед началом учебного года | Список должностей с отметкой о наличии/актуальности профстандарта |
| Сверка инструкции с трудовым договором | Специалист по кадрам, заместитель по УВР (по функционалу) | До утверждения новой редакции | Устранены противоречия в формулировках трудовой функции |
| Согласование и уведомление сотрудника | Специалист по кадрам | Заранее, с учётом срока уведомления при изменении существенных условий труда | Подтверждение согласия либо соблюдённая процедура уведомления |
| Утверждение новой редакции | Директор | После согласования | Приказ об утверждении должностной инструкции |
| Ознакомление под подпись | Специалист по кадрам | До начала выполнения новых обязанностей | Лист ознакомления в личном деле, прежняя версия изъята |
Чек-лист
| № | Что проверить | Где смотреть | Ответственный | Да/Нет | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Перечень всех должностей школы составлен, включая совместителей | Штатное расписание | Специалист по кадрам | ||
| 2 | Для каждой должности проверено наличие утверждённого профстандарта | Реестр профстандартов Минтруда | Специалист по кадрам | ||
| 3 | Формулировки инструкции сверены с трудовыми функциями профстандарта | Текст профстандарта и инструкции | Специалист по кадрам | ||
| 4 | Инструкция не противоречит трудовому договору сотрудника | Трудовой договор | Специалист по кадрам | ||
| 5 | В инструкции отражён фактически выполняемый функционал | Наблюдение, обратная связь от завуча | Заместитель по УВР | ||
| 6 | Новая редакция утверждена приказом директора | Приказ | Директор | ||
| 7 | Сотрудник ознакомлен с актуальной редакцией под подпись | Лист ознакомления, личное дело | Специалист по кадрам | ||
| 8 | Устаревшие версии изъяты из личного дела | Личное дело | Специалист по кадрам |
Если по какому-то пункту ответ «нет» — назначьте ответственного и срок устранения (как правило, до начала нового учебного года или до даты плановой проверки), зафиксируйте результат актуализации в приказе и в листе ознакомления.
Типичные ошибки
- Должностная инструкция скопирована из интернета без адаптации под особенности конкретной школы и конкретной должности.
- Инструкция не пересматривалась после утверждения нового профессионального стандарта по этой должности.
- В инструкции отсутствует часть реального функционала — например, работа в электронном журнале, кураторство проекта, дежурство по школе.
- Несовпадение формулировок трудовой функции в трудовом договоре и в должностной инструкции.
- Сотрудник не ознакомлен с инструкцией под подпись либо ознакомлен с устаревшей версией.
- Изменение обязанностей сотрудника происходит устным распоряжением без внесения изменений в инструкцию и без соблюдения процедуры уведомления.
- Инструкции для разных сотрудников на одной должности отличаются без объективных причин, что усложняет проверку.
Пример формулировки
Фрагмент раздела должностной инструкции учителя, отражающий трудовую функцию из профессионального стандарта педагога и актуальный функционал школы.
«2. Должностные обязанности
2.1. Осуществляет обучение и воспитание обучающихся с учётом их психолого-физиологических особенностей, используя формы, методы и средства обучения, соответствующие возрасту обучающихся, уровню их подготовки, а также рабочей программе по предмету.
2.2. Ведёт учёт успеваемости и посещаемости обучающихся, своевременно вносит данные в электронный журнал в соответствии с локальным актом школы о ведении электронного журнала.
2.3. Осуществляет текущий контроль знаний обучающихся в соответствии с системой оценивания, утверждённой рабочей программой по предмету.
⚠ Осторожно с формулировками о дисциплине. С 1 сентября 2026 года действует прямо описанная процедура (приказ Минпросвещения России от 08.05.2026 № 316 (действует с 01.09.2026 до 01.09.2027), изменивший Порядок № 115): при нарушении дисциплины педагог указывает обучающемуся на необходимость соблюдать правила, а при повторном нарушении на том же занятии приглашает руководителя или уполномоченное лицо из числа руководящих работников для принятия решения об удалении. Решение принимает приглашённый, он же проводит профилактическую беседу, после которой обучающийся возвращается на занятие.
Поэтому не вписывайте в должностную инструкцию учителя формулировку «вправе удалить обучающегося с урока» — такого полномочия у педагога нет, и инструкция с ним будет противоречить федеральной норме. Корректная формулировка: «при нарушении дисциплины на занятии указывает на необходимость соблюдения правил внутреннего распорядка, при повторном нарушении незамедлительно приглашает уполномоченное лицо».
2.4. Участвует в работе методического объединения учителей-предметников, повышает уровень своей профессиональной квалификации.
2.5. При назначении приказом директора выполняет функции классного руководителя в порядке, установленном соответствующим положением школы.
С должностной инструкцией ознакомлен: ____________ (ФИО) «_» _________ 20 г.»
Что на выходе
Перечень должностей школы со сверкой на актуальность профстандарта; должностные инструкции, не противоречащие трудовым договорам сотрудников и отражающие реальный функционал; приказы об утверждении новых редакций; листы ознакомления сотрудников под подпись в личных делах; изъятые из личных дел устаревшие версии; сверка должностных инструкций с профстандартами включена в ежегодный план школы.
Источники и правовая основа
- Трудовой кодекс РФ, статьи 195.1–195.3 — понятие профессионального стандарта, порядок и обязательность его применения работодателем: если требования к квалификации по трудовой функции установлены ТК РФ, другим федеральным законом или иным нормативным правовым актом РФ, профессиональный стандарт в этой части обязателен для применения.
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», статья 46 — право на занятие педагогической деятельностью обусловлено квалификационными требованиями, указанными в квалификационных справочниках и (или) профессиональных стандартах; статья 52 — права, обязанности и ответственность иных работников образовательной организации устанавливаются законодательством РФ, уставом, локальными нормативными актами, должностными инструкциями и трудовыми договорами.
- Приказ Минтруда России от 18.10.2013 № 544н (в редакции от 05.08.2016) «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования) (воспитатель, учитель)»».
- Приказ Минтруда России от 22.09.2021 № 652н (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2021 № 66403 — официальный текст) «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог дополнительного образования детей и взрослых»» — действует с 01.09.2022.
- Приказ Минтруда России от 30.01.2023 № 53н (зарегистрирован Минюстом России 03.03.2023 № 72520 — официальный текст) «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в области воспитания»» — действует с 01.09.2023 до 01.09.2029; заменил приказ Минтруда России от 10.01.2017 № 10н (официальный текст).
Статус на дату проверки 11.07.2026: перечисленные акты действуют в указанных редакциях. Материал носит справочно-методический характер и не заменяет консультацию юриста. Перед утверждением и изменением должностных инструкций сверяйтесь с действующими редакциями профессиональных стандартов, Трудовым кодексом РФ и локальными актами вашей школы — реквизиты профстандартов по другим должностям (административно-хозяйственный персонал, педагог-психолог и другие) проверяйте отдельно по реестру профессиональных стандартов Минтруда России.
Привести должностные инструкции в порядок быстрее и без риска упустить важный пункт профстандарта помогает готовый комплект «Должностные инструкции» — набор шаблонов по основным должностям школы, составленных с учётом профессиональных стандартов.