Чек-лист: личное дело обучающегося — какие документы и когда вкладывать

Федерального акта, который бы прямо устанавливал полный состав личного дела обучающегося, не существует: обязательный минимум задаёт только пункт 32 Порядка приёма (приказ № 458) — заявление о приёме и все документы, представленные при приёме, либо их копии. Всё остальное — что именно вкладывать дополнительно, как оформлять, кто отвечает и сколько хранить — школа определяет собственным локальным нормативным актом (ЛНА). Чек-лист собирает документы, которые фактически возникают из порядка приёма и перевода и которые логично помещать в дело, и отдельно показывает организационный блок, за который отвечает само положение о личных делах. Подробный разбор состава и правовых оснований — в материале «Личные дела обучающихся: состав, ведение, хранение и передача».

Для кого: директор, секретарь/делопроизводитель, классный руководитель, ответственный за приём, специалист по защите персональных данных. Когда использовать: при формировании личного дела на приёме, при переводе обучающегося (в обе стороны), при разработке или актуализации положения о личных делах, при подготовке к проверке.

№	Что проверить	Где смотреть	Ответственный	Да/Нет	Комментарий
1	Есть заявление о приёме (порядок № 458) или заявление о приёме в порядке перевода (порядок № 240)	Личное дело	Секретарь
2	Есть копия свидетельства о рождении ребёнка или документа, подтверждающего родство/представительство заявителя	Личное дело	Секретарь
3	Есть копия документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя)	Личное дело	Секретарь
4	Документ о регистрации по месту жительства/пребывания приложен только если ребёнок принят на закреплённой территории	Личное дело	Секретарь
5	При льготном/преимущественном приёме приложены подтверждающие документы (в т.ч. свидетельства о рождении братьев/сестёр — при преимущественном праве; справка с места работы родителя — при внеочередном/первоочередном праве)	Личное дело	Секретарь
6	При опеке/попечительстве приложена копия документа об установлении опеки или попечительства	Личное дело	Секретарь
7	Для ребёнка — иностранного гражданина или лица без гражданства приложен расширенный комплект по п. 26.1/26.2 Порядка № 458: документ о законности пребывания, документы о родстве/представительстве, документы о дактилоскопической регистрации, медицинское заключение об отсутствии инфекционных заболеваний, представляющих опасность для окружающих, документы — на русском языке или с заверенным переводом	Личное дело	Секретарь, ответственный за сопровождение процедуры
8	СНИЛС ребёнка и ИНН/СНИЛС родителя у иностранного гражданина запрошены «при наличии», а не как условие для отказа в приёме; учтены исключения для отдельных категорий (п. 26.2) и упрощённые правила для граждан Республики Беларусь (п. 26.3); при обычном приёме ребёнка — гражданина РФ ИНН/СНИЛС родителя не запрошены	Личное дело, регламент приёма	Секретарь
9	Результат тестирования на знание русского языка (для иностранных граждан, если тестирование требовалось) зафиксирован документом тестирующей организации	Личное дело / уведомление тестирующей организации	Секретарь, ответственный за сопровождение процедуры
10	При переводе по инициативе обучающегося/родителей исходная школа в течение 3 рабочих дней с даты заявления выдала на руки совершеннолетнему обучающемуся или родителям (законным представителям) два документа: личное дело обучающегося и справку о периоде обучения по самостоятельно установленному школой образцу (перечень и объём изученных предметов/курсов/дисциплин, отметки текущего контроля и промежуточной аттестации), заверенную печатью и подписью руководителя исходной школы; требовать иные документы для зачисления не допускается (п. 8–9 Порядка № 240)	Личное дело	Секретарь принимающей школы
11	Полученные документы (личное дело + справка о периоде обучения) родитель/совершеннолетний обучающийся подал в принимающую школу сам — вместе с заявлением о зачислении и оригиналом документа, удостоверяющего личность; напрямую между школами дело не пересылается, кроме случая прекращения деятельности исходной организации (п. 10, п. 21 Порядка № 240). Заявления и уведомления по этому порядку можно подавать и в электронной форме, в т.ч. через ЕПГУ (изменения приказом № 108 от 17.02.2025)	Личное дело / документы, поданные заявителем	Секретарь
12	При приёме в 10 класс представлен аттестат об основном общем образовании установленного образца (оригинал)	Личное дело	Секретарь
13	Копии/выписки приказов о зачислении, поощрении, награждении, дипломы и грамоты вложены только при наличии оснований и по решению школы, закреплённому ЛНА	Личное дело	Классный руководитель, секретарь
14	Заключение ПМПК и справка об инвалидности приложены к делу при наличии — при приёме, как правило, по инициативе родителей (законных представителей) (п. 26, п. 28 Порядка № 458); в период обучения такие документы могут поступать и по законным межведомственным каналам (например, от органов социальной защиты, ПМПК, комиссии по делам несовершеннолетних) — это не нарушение при соблюдении требований к обработке персональных данных	Личное дело	Классный руководитель, ответственный за инклюзию
15	Если ребёнок обучается по адаптированной образовательной программе — есть письменное согласие родителей (законных представителей) на обучение по АОП; оно может быть дано непосредственно в заявлении о приёме (переходе на АОП) или отдельным документом — отдельный бланк не обязателен, если согласие явно зафиксировано в заявлении	Личное дело	Классный руководитель
16	При выпуске/отчислении в дело внесена копия аттестата (при выпуске) либо справка о периоде обучения (при переводе/отчислении до завершения уровня образования)	Личное дело	Секретарь
17	Согласие на обработку персональных данных обучающегося и родителей зафиксировано: по общему правилу оно содержится в самом заявлении о приёме, форму которого школа устанавливает самостоятельно (типовая форма — приложение к порядку № 458); отдельный бланк согласия не обязателен, если формулировка согласия явно присутствует в заявлении — а заявление в силу п. 32 Порядка № 458 входит в личное дело, поэтому согласие фактически в деле	Личное дело / архив согласий	Ответственный за персональные данные
18	Действует утверждённое директором положение о личных делах (ЛНА), определяющее дополнительный состав дела, ответственных, порядок ведения и доступ	ЛНА школы	Директор
19	Приказом назначен ответственный за ведение дел — работник, в чьи должностные обязанности входит делопроизводство (например, секретарь, специалист по кадрам), а не классный руководитель «по умолчанию»: ч. 6.2 ст. 47 ФЗ-273 запрещает возлагать на педагогических работников дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, без их письменного согласия и дополнительной оплаты	Приказ директора	Директор
20	Номенклатура дел содержит срок хранения личных дел, определённый по перечню, применимому к организации, и по номенклатуре дел, а не выдуманным числом: приказ Росархива № 77 устанавливает общие правила организации хранения архивных документов, а не сами сроки; конкретные сроки — по перечню документов с указанием сроков хранения (типовому или отраслевому), а ведомственный перечень, утверждённый приказом Минпросвещения № 624, применяется только к организациям, подведомственным Минпросвещения России; устаревший ориентир «3 года после выбытия» не применяется без проверки актуального перечня	Номенклатура дел	Ответственный за делопроизводство
21	Передача личного дела при переводе зафиксирована в журнале движения дел с подписью получателя — ведение такого журнала и его форма федеральной нормой не установлены, это решение школы, закреплённое ЛНА	Журнал движения дел	Секретарь

Если ответ «нет»: назначьте ответственного, установите срок устранения (школа определяет его самостоятельно — федеральной нормы срока нет; как правило, ориентируются на срок не более месяца) и зафиксируйте результат — служебной запиской, актом проверки личных дел или изменением в положение о личных делах, в зависимости от того, какого пункта касается нарушение.

Правовая основа

• Приказ Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458 «Об утверждении Порядка приёма на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования» (Минюст № 59783 от 11.09.2020), действующая редакция с изменениями приказов № 171, № 727; срок действия продлён приказом от 14.01.2026 № 7 до 01.03.2032 — официальный текст. Пункт 26 — документы при обычном приёме; пункты 26.1–26.2 — расширенный перечень для иностранных граждан и лиц без гражданства; пункт 32 — обязательный минимум состава личного дела (заявление о приёме и представленные документы либо их копии).
• Приказ Минпросвещения России от 06.04.2023 № 240 «Об утверждении Порядка и условий осуществления перевода обучающихся из одной организации... в другие организации...» (Минюст № 73315 от 15.05.2023), в редакции приказа от 17.02.2025 № 108 — официальный текст. Пункты 8–10 (в первоначальной редакции 2023 года, не изменённой приказом № 108) устанавливают: исходная организация в течение 3 рабочих дней выдаёт на руки заявителю личное дело обучающегося и справку о периоде обучения по самостоятельно установленному школой образцу; требовать иные документы не допускается; документы подаёт в принимающую организацию сам заявитель вместе с заявлением о зачислении. Напрямую между школами дело пересылается только при прекращении деятельности исходной организации (п. 21).
• Приказ Минпросвещения России от 17.02.2025 № 108 «О внесении изменений в Порядок... перевода... утверждённый приказом... № 240» (Минюст № 81584 от 18.03.2025) — официальный текст. Содержание документов (личное дело + справка о периоде обучения) этот приказ не меняет: он добавляет возможность подавать заявления и уведомления по порядку перевода в электронной форме, в т.ч. через ЕПГУ и региональные информационные системы (изменены п. 5, абзац к п. 10, п. 13, п. 14, абзац 1 п. 15, абзац 2 п. 17).
• Приказ Минпросвещения России от 08.10.2025 № 727 «О внесении изменений в Порядок приёма... № 458 и Порядок... тестирования на знание русского языка... № 170» (Минюст № 83786 от 08.10.2025) — официальный текст.
• Приказ Минпросвещения России от 05.10.2020 № 546 «Об утверждении Порядка заполнения, учёта и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (Минюст № 61709 от 22.12.2020) — официальный текст.
• Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» — ч. 3 ст. 28 (компетенция школы по принятию ЛНА), ст. 30 (порядок оформления образовательных отношений), ст. 67 (организация приёма), ст. 78 (равные права иностранных граждан и лиц без гражданства; ч. 2.1 — дополнительные условия приёма для этой категории), ч. 3 ст. 79 (обучение по адаптированным образовательным программам — по рекомендации ПМПК и с согласия родителей).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — ст. 6 (правовые основания обработки), ст. 9 (согласие субъекта персональных данных; форма не установлена законом жёстко — на практике чаще всего входит в текст заявления о приёме, а не оформляется отдельным бланком).
• Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 № 715 «Об утверждении перечня социально значимых заболеваний и перечня заболеваний, представляющих опасность для окружающих» — основа для медицинского заключения, представляемого при приёме детей — иностранных граждан. Акт принят до начала работы портала официального опубликования (2011 год), прямой ссылки на publication.pravo.gov.ru нет; актуальную редакцию проверяйте в КонсультантПлюс или ГАРАНТ.

Расширенная версия — в составе «Приём и учёт обучающихся»

Полный комплект включает положение о личных делах со ссылками на действующие порядки приёма и перевода, приказ о назначении ответственных, формы согласий на обработку персональных данных и журнал движения дел.

Смежные материалы: «Личные дела обучающихся: состав, ведение, хранение и передача», «Приём в 1-й класс: закрепление за территорией, льготные и внеочередные категории, сроки».

Дата актуализации: 2026-08-02