Соглашение о замещении временно отсутствующего работника

Дополнительное соглашение № [номер] к трудовому договору от «[дата]» № [номер]

[полное наименование образовательной организации] (далее — Работодатель), в лице [должность, Ф.И.О.], действующего на основании [устава / доверенности], с одной стороны, и [Ф.И.О. работника], занимающий(ая) должность [должность] (далее — Работник), с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

В соответствии со статьёй 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации Работнику поручается с его письменного согласия (приложение № 1) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника [Ф.И.О., должность отсутствующего работника] наряду с работой, определённой трудовым договором, без освобождения от неё.

Причина отсутствия замещаемого работника: [причина или обоснование], подтверждённая [реквизиты документа-основания].

Содержание дополнительной работы (конкретный перечень обязанностей отсутствующего работника, фактически возлагаемых на замещающего Работника; переносится не весь объём обязанностей замещаемого, а именно принимаемый Работником). Вариант по умолчанию — для типовой ситуации замещения работника из числа административного или учебно-вспомогательного персонала (секретарь, делопроизводитель, лаборант); если замещается работник по иной должности (педагогический, экономический, технический персонал), перечень заменяется обязанностями по его должностной инструкции, фактически принимаемыми Работником, с сохранением структуры «обязанность → периодичность → документ по итогам», без чего перечень не считается заполненным:

приём, регистрация и передача по назначению входящей корреспонденции и обращений — ежедневно; документ по итогам — журнал регистрации входящей корреспонденции;
ведение и хранение личных дел обучающихся, внесение в них изменений по представленным документам — по мере поступления документов, не позднее следующего рабочего дня; документ по итогам — отметка в личном деле, журнал движения личных дел;
оформление справок обучающимся и их родителям (законным представителям) по установленным формам — по обращению, в срок не более трёх рабочих дней; документ по итогам — журнал регистрации выданных справок;
подготовка проектов приказов по обучающимся (о приёме, переводе, отчислении) для представления директору — не позднее двух рабочих дней с момента получения основания; документ по итогам — проект приказа с отметкой о передаче на подпись;
ведение табеля учёта рабочего времени по вверенному участку — еженедельно, по пятницам; документ по итогам — табель учёта рабочего времени;
приём и регистрация телефонных обращений и посетителей, информирование должностных лиц школы о поступивших обращениях — ежедневно; документ по итогам — журнал регистрации посетителей и телефонных обращений;
регистрация исходящей корреспонденции и контроль сроков исполнения поручений — ежедневно; документ по итогам — журнал регистрации исходящей корреспонденции, журнал контроля исполнения поручений;
хранение и использование по назначению печати (штампов) школы, находящихся в ведении замещаемой должности, — постоянно в течение периода замещения; документ по итогам — отметка в журнале учёта печатей и штампов. Если часть обязанностей отсутствующего работника временно не выполняется никем либо распределяется между несколькими работниками, это указывается прямо дополнительной строкой с указанием, кем и с какой даты.

Объём дополнительной работы — один из вариантов: (А, по умолчанию) в полном объёме обязанностей пункта 3; (Б) часть обязанностей пункта 3 — та, что укладывается в пределы установленной продолжительности рабочего дня замещающего Работника без её превышения, — если полный объём обязанностей пункта 3 в эти пределы не укладывается, с распределением оставшейся части по отдельному поручению директора между иными работниками структурного подразделения, либо с оформлением этой оставшейся части как внутреннего совместительства по отдельному трудовому договору (статья 60.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в свободное от основной работы время, вне рамок настоящего соглашения), либо с временным неисполнением той части, что не распределена и не оформлена совместительством, с фиксацией этого факта служебной запиской специалиста по кадрам на имя директора. Дополнительная работа по статье 60.2 выполняется только в течение установленной продолжительности рабочего дня Работника; работа за её пределами — это сверхурочная работа (статья 99) либо совместительство (статья 60.1), а не вариант объёма по настоящему пункту.

Срок исполнения обязанностей: с «[дата]» до даты выхода на работу [Ф.И.О.] либо до «[дата]», если срок известен заранее. Если отсутствие продолжается свыше двух месяцев (либо свыше срока, прямо указанного в документе-основании — листке нетрудоспособности, приказе о командировке, приказе об отпуске, — если этот срок больше), Стороны не позднее пяти рабочих дней после того, как это стало известно, рассматривают вопрос о продлении настоящего соглашения либо о переоформлении отношений иным образом (временный перевод по документу «Соглашение о временном переводе на другую работу и о признании временного перевода постоянным», срочный трудовой договор с другим работником).

Размер доплаты (статья 151) — один из вариантов: фиксированная сумма [сумма] рублей в месяц; [процент] процентов от должностного оклада отсутствующего работника; пропорционально фактически исполненному объёму из расчёта [сумма] за единицу. Если оклад отсутствующего работника, от которого рассчитывается доплата в процентном отношении, впоследствии индексируется (документ «Дополнительное соглашение об индексации заработной платы» настоящего комплекта), доплата пересчитывается пропорционально с той же даты отдельным дополнительным соглашением.

Неполный отработанный период. Если в отчётном месяце Работник фактически исполнял обязанности отсутствующего работника не весь период (например, замещение началось или закончилось в середине месяца, либо сам Работник частично отсутствовал по своей основной работе), доплата за этот месяц начисляется пропорционально фактически исполненному объёму, зафиксированному в отчёте по пункту 8, а не в полном размере, установленном пунктом 6.

Отчётность. Работник представляет непосредственному руководителю по замещаемой должности (а если на период её замещения такой руководитель отсутствует — заместителю директора, в подчинении которого находится замещаемая должность) отчёт о выполненной работе еженедельно, по пятницам; при исполнении обязанностей руководящей должности отчёт включает перечень принятых решений и подписанных документов на основании приказа о наделении правом подписи (доверенности).

Контроль выполнения осуществляет непосредственный руководитель по замещаемой должности (при его отсутствии — заместитель директора по данному направлению); помимо отчёта по пункту 8, контроль может включать выборочную проверку журналов и документов, ведущихся Работником по замещаемой должности, без права расширять перечень пункта 3 без нового соглашения.

Взаимодействие с проверяющими и третьими лицами. Если исполнение обязанностей по замещаемой должности предполагает контакты с надзорными, контролирующими органами, вышестоящей организацией, родителями (законными представителями) обучающихся или иными третьими лицами от имени школы, Работник действует в пределах полномочий, прямо переданных ему по пункту 3 настоящего соглашения и (при необходимости) по отдельно оформленному праву подписи или доверенности; о поступивших в этот период запросах, предписаниях, актах проверки Работник информирует директора не позднее следующего рабочего дня после получения.

Конфиденциальность и персональные данные. Если исполнение обязанностей связано с доступом к персональным данным работников, обучающихся или их родителей (законных представителей), Работник соблюдает конфиденциальность в порядке, установленном локальным нормативным актом школы, и использует данные только в целях исполнения обязанностей по пункту 3; обязанность действует и после прекращения замещения.

Периодический пересмотр условий. Если отсутствие замещаемого работника продолжается свыше первоначально ожидаемого срока (продление листка нетрудоспособности, продление командировки), Стороны не позднее пяти рабочих дней после того, как это стало известно, пересматривают условия пунктов 3, 4 и 6 настоящего соглашения дополнительным соглашением о продлении, а не продолжают исполнение молча за пределами первоначального срока.

Работник вправе досрочно отказаться, а Работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив письменно не позднее чем за три рабочих дня (часть 4 статьи 60.2); форма уведомления об отказе — приложение № 1 (симметрично используется и для отмены поручения).

Настоящее соглашение прекращает действие с момента выхода на работу [Ф.И.О.] без дополнительного оформления, если пунктом 5 не установлен иной срок; в случае досрочного выхода доплата начисляется по день, предшествующий дню фактического выхода, включительно, на основании уведомления о досрочном возвращении (приложение № 2) и приказа о прекращении.

Работодатель обязан обеспечить Работнику доступ к документам, помещениям, оборудованию и информационным системам, необходимым для исполнения обязанностей в объёме пункта 3, не позднее трёх рабочих дней с даты начала замещения.

Передача дел. При начале и при завершении исполнения обязанностей (независимо от причины завершения) документы и материальные ценности по замещаемой должности передаются по акту (приложение № 3): при начале — от лица, ответственного за них на момент отсутствия основного работника, замещающему Работнику; при завершении — от Работника обратно основному работнику или иному назначенному лицу.

Ответственность Работника — в общем порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации для дисциплинарной и материальной ответственности (главы 30 и 39); полная материальная ответственность — только при отдельном договоре, если должность включена в утверждённый перечень.

Гарантии Работника по основной работе. Исполнение обязанностей отсутствующего работника не изменяет и не приостанавливает права Работника по его основной должности: право на ежегодный оплачиваемый отпуск, на гарантии при временной нетрудоспособности, на иные предусмотренные законом и трудовым договором гарантии исчисляются, как если бы настоящее соглашение не заключалось; период его действия засчитывается в стаж работы по основной должности на общих основаниях.

Иные условия трудового договора от «[дата]» № [номер] остаются без изменений. Соглашение является его неотъемлемой частью, составлено в двух экземплярах. Приложения: № 1 — согласие работника (используется также как форма отказа/отмены); № 2 — форма уведомления о досрочном возвращении основного работника и прекращении поручения; № 3 — акт передачи дел; № 4 — представление в бухгалтерию.

Работодатель: [должность, Ф.И.О., подпись] Работник: [Ф.И.О., подпись, дата] Второй экземпляр соглашения получил(а): [подпись работника, дата]

Приложения к документу

Это фрагмент образца. Полный текст в редактируемом файле Word, вместе с руководством по адаптации и заполненным примером, входит в комплект «Дополнительные соглашения к трудовым договорам». Разборы и статьи по этой теме открыты бесплатно.