Ответственный за отчётность ЕФС-1

Дополнительное соглашение № [номер] к трудовому договору от «[дата]» № [номер]

[полное наименование образовательной организации], в лице руководителя [должность, Ф.И.О.], действующего на основании [устава / доверенности], с одной стороны, и [Ф.И.О. работника], занимающий(ая) должность [должность], с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. В соответствии со статьёй 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работнику поручается с его письменного согласия (приложение № 1) выполнение дополнительной работы по ведению и представлению отчётности по форме ЕФС-1 в [полное наименование образовательной организации] наряду с работой, определённой трудовым договором, без освобождения от неё.

2. Содержание дополнительной работы:

   1. формирует и представляет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме работника на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме;
   2. формирует и представляет подраздел 1.1 при увольнении работника — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении;
   3. формирует и представляет подраздел 1.1 при переводе на другую постоянную работу, установлении второй и последующей профессии (специальности, квалификации), заявлении работника о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, и при иных кадровых мероприятиях без установленного более короткого срока — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (документа) или подачи заявления (пункт 5 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ); 3а) формирует и представляет подраздел 1.1 при заключении договора гражданско-правового характера с физическим лицом (если школа заключает такие договоры) — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора, а при прекращении договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём его прекращения; этот срок отдельный от срока подпункта 3) настоящего пункта, короче общего срока «до 25-го числа» и не подчиняется ему (пункт 6 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ);
   4. формирует и представляет подраздел 1.2 (сведения о страховом стаже) за весь период работы соответствующих застрахованных лиц у школы в отчётном периоде, в случаях и сроки, установленные пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и порядком заполнения формы ЕФС-1;
   5. формирует и представляет подраздел 1.3 (сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений) — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (пункт 9 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Школа как образовательная организация (виды деятельности по ОКВЭД 85.1–85.14 — образование дошкольное, начальное общее, основное общее, среднее общее и другие) включена в перечень видов деятельности государственных (муниципальных) учреждений, утверждённый приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28.12.2023 № 900н (зарегистрирован Минюстом России 13.03.2024, № 77504), поэтому представляет подраздел 1.3 на общих основаниях, ежемесячно; если по школе есть иные, не образовательные виды деятельности, отсутствующие в перечне приказа № 900н, — принадлежность именно этих видов деятельности к перечню проверяется отдельно, а не по аналогии с образовательной деятельностью;
   6. формирует и представляет раздел 2 (сведения о начисленных страховых взносах от несчастных случаев на производстве) ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом;
   7. ведёт учёт кадровых событий, подлежащих отражению в форме, сверяя данные с приказами о приёме, переводе, увольнении и с договорами гражданско-правового характера, поступающими от отдела кадров и заключающих такие договоры должностных лиц, — ведение фиксируется в реестре поданных сведений (приложение № 3);
   8. обеспечивает представление формы в электронном виде, если численность работающих у школы застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) за отчётный период превышает 10 человек (в этом случае электронная форма обязательна, статья 8 Федерального закона № 27-ФЗ); при численности 10 человек и менее — по выбору школы;
   9. по письменному заявлению работника выдаёт (направляет) ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н; форма отличается от ЕФС-1, который школа подаёт в Фонд, а не выдаёт работнику) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
   10. выдаёт работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день прекращения трудового договора;
   11. перед каждой отправкой сведений проводит сверку по чек-листу (приложение № 4) и хранит документы, подтверждающие представление сведений (копии переданных форм, подтверждения приёма Фондом, реестр по приложению 3), в течение сроков, установленных правилами документооборота школы;
   12. информирует специалиста, начисляющего заработную плату и страховые взносы, о представленных сведениях раздела 2 для сверки с расчётом страховых взносов;
   13. отслеживает изменения формы, формата и порядка заполнения ЕФС-1 и своевременно информирует руководителя школы о необходимости обновления применяемого программного обеспечения.

3. Объём дополнительной работы — по выбору одного из вариантов: (а) численность работников школы, по которым формируются сведения, — [N] человек; (б) среднее число кадровых событий в месяц — [N]; (в) [N] % нормы рабочего времени по основной должности работника (доля ставки). Дополнительная работа по статье 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня; объём измеряется результатом, а не количеством часов сверх нормы.

4. Срок выполнения дополнительной работы: [с «[дата]» на неопределённый срок / до «[дата]»].

5. Размер и порядок оплаты. За выполнение дополнительной работы работнику устанавливается доплата в размере [сумма в рублях в месяц / процент от оклада] (статья 151 Трудового кодекса Российской Федерации). Доплата выплачивается ежемесячно одновременно с заработной платой на основании представления в бухгалтерию (приложение № 7). За период временной нетрудоспособности и ежегодного оплачиваемого отпуска работника доплата не начисляется; на этот период срочные обязанности (подраздел 1.1 при приёме и увольнении) передаются другому работнику по правилам пункта 9.

6. Измеримые показатели выполнения. Пункты 5, 6 и 9 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ устанавливают срок представления сведений по каждому кадровому событию отдельно (в том числе отдельный, более короткий срок для договоров гражданско-правового характера по пункту 6 — не позднее рабочего дня, а не 25-го числа); закон не предусматривает никакой допустимой доли или процента нарушений — пропуск срока хотя бы по одному событию является самостоятельным нарушением независимо от того, как выглядит показатель за период в целом. Поэтому по умолчанию (школа вправе усилить, но не ослабить эти показатели решением школы): (а) доля кадровых событий, по которым сведения представлены в срок, установленный законом, — 100 процентов; отказы Фонда в приёме сведений по вине ответственного работника — не допускаются; (б) технические отказы Фонда, несвоевременная передача ответственному работнику кадровых документов другими должностными лицами школы и иные причины, не зависящие от ответственного работника, фиксируются отдельно (пункт 11 настоящего соглашения) и не засчитываются как ненадлежащее исполнение работником; (в) срок устранения ошибки, выявленной Фондом или самим работником, — не позднее 3 рабочих дней со дня выявления, с оформлением служебной записки (приложение № 5). Школа может дополнительно вести внутреннюю статистику (долю своевременных событий, число отказов за квартал) как управленческий индикатор качества работы кадровой службы, но эта статистика не смягчает и не заменяет юридическую оценку исполнения обязанности: нарушение срока по конкретному событию остаётся нарушением закона независимо от общего значения такого индикатора за отчётный период.

7. Отчётность. Работник представляет руководителю школы (или иному уполномоченному им должностному лицу): ежемесячно, не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчётным (срок можно изменить решением школы), — отчёт по форме приложения № 6 о представленных за месяц сведениях, выявленных ошибках и их устранении; при выявлении Фондом ошибки или отказе в приёме сведений — служебную записку (приложение № 5) не позднее следующего рабочего дня со дня получения уведомления Фонда; по запросу руководителя — реестр поданных сведений (приложение № 3) за любой указанный период.

8. Взаимодействие с проверяющими. При поступлении от Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации или иного контролирующего органа запроса, требования о представлении документов либо предписания по вопросам, входящим в содержание дополнительной работы, работник не позднее следующего рабочего дня информирует руководителя школы о поступлении такого документа; готовит проект ответа или запрошенный комплект документов в согласованный с руководителем срок; не направляет ответ проверяющему органу самостоятельно без согласования его содержания с руководителем, если предписание касается вопросов, требующих решения руководителя (изменение порядка работы, финансирование, привлечение к ответственности); хранит копию запроса (предписания) и направленного ответа в деле по направлению не менее срока, установленного номенклатурой дел школы.

9. Конфиденциальность и работа с персональными данными. Работник обязан соблюдать конфиденциальность персональных данных работников школы, содержащихся в форме ЕФС-1 и связанных с ней документах (страховой номер индивидуального лицевого счёта, сведения о трудовой деятельности), в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и локальными актами школы по вопросам обработки персональных данных; передаёт эти сведения только уполномоченным лицам школы и в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации в порядке, установленном законодательством; не использует и не распространяет их для целей, не связанных с выполнением дополнительной работы по настоящему соглашению; при использовании личного кабинета страхователя обеспечивает сохранность своих реквизитов доступа и не передаёт их иным лицам.

10. Права работника и обязанности работодателя по обеспечению дополнительной работы. Работодатель обязан: предоставить работнику доступ к личному кабинету страхователя в системе электронного документооборота с Фондом, к кадровой документации и к реестру заключённых школой договоров гражданско-правового характера; обеспечить работника квалифицированной электронной подписью или доступом к ней, если представление сведений в электронном виде требует подписи; организовать обучение работника по применению действующей формы, формата и порядка заполнения ЕФС-1 (в том числе при обновлении формы) за счёт средств школы; предусмотреть в графике документооборота школы срок передачи приказов о приёме, переводе и увольнении работнику, достаточный для соблюдения сроков представления сведений; выделить работнику время в пределах рабочего дня, соразмерное объёму работы по пункту 3; на случай временного отсутствия работника — предусмотреть замещающего работника с тем же доступом.

11. Порядок передачи дел. При отпуске, временной нетрудоспособности или ином временном отсутствии работника реестр поданных сведений (приложение № 3), доступ к личному кабинету страхователя и незавершённые дела передаются замещающему работнику по акту приёма-передачи (документ «Акт приёма-передачи документов, ключей, имущества и доступов при прекращении дополнительного поручения» настоящего комплекта) до начала отсутствия либо, если это невозможно, — в первый рабочий день отсутствия силами руководителя школы. При увольнении или ином прекращении дополнительной работы та же передача оформляется новому ответственному работнику не позднее дня прекращения дополнительной работы, а доступ прежнего работника к личному кабинету страхователя отключается не позднее этой даты.

[…] Полный текст документа доступен после оплаты.