Что вышло

Документ Было Стало
№ 46. Внутренний финансовый контроль «Паспорта форм» на 18 граф, машинные коды в тексте, ссылка на неприменимый стандарт 5 форм: приказ, акт проверки, план проверок, журнал устранения, уведомление о заинтересованности
№ 47. Делопроизводство и номенклатура дел Формы на 18 граф, ссылка на ГОСТ 2016 года 5 форм: приказ, журнал входящих, журнал исходящих, номенклатура дел, лист ознакомления
№ 48. Архив организации Формы на 18 граф, «блокируется» 5 форм: приказ, опись, акт о выделении к уничтожению, журнал выдачи дел, решение о приостановлении

Что изменилось по существу

№ 47. ГОСТ обновился год назад. С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст), заменивший редакцию 2016 года. Если в ваших бланках, инструкциях и локальных актах стоит ссылка на ГОСТ Р 7.0.97-2016, её пора обновить.

И отдельно объяснено то, о чём знают не все: применение национального стандарта добровольно — статья 4 закона о стандартизации. ГОСТ становится обязательным для школы только тогда, когда она сама приняла решение его применять либо когда обязанность установлена актом учредителя или условием договора. Поэтому в приказе теперь есть строка с указанием основания: писать «оформление должно соответствовать ГОСТ» без такого основания некорректно.

Записано и правило приоритета: внутренние сроки регистрации документов уступают срокам специального закона. Например, обращение гражданина регистрируется в течение трёх дней по закону, независимо от того, что написано во внутренней инструкции.

№ 46. ФСБУ 28/2023 к школе не применяется. Документ ссылался на федеральный стандарт бухгалтерского учёта «Инвентаризация». Между тем этот стандарт прямо исключает организации бюджетной сферы: ссылка на него в локальном акте учреждения ошибочна. Порядок инвентаризации в школе определяется частью 3 статьи 11 закона о бухгалтерском учёте и учётной политикой самой школы.

Главное правило контроля вынесено отдельным пунктом: один работник не проверяет собственную работу. Роли исполнителя, проверяющего и утверждающего разделяются приказом заранее. Если из-за малой численности разделить их полностью невозможно, это фиксируется письменно с указанием компенсирующих мер — например, последующей проверки учредителем.

И различие, которое чаще всего путают: акт внутреннего контроля фиксирует факт, но не заменяет порядок привлечения к материальной ответственности по главе 39 Трудового кодекса. Расхождение в учёте само по себе не означает ни недостачи, ни вины работника: «предмет обнаружен на месте, карточка не обновлена» — это дефект учёта.

№ 48. Пять случаев, когда уничтожать нельзя. Последовательность работы с документами выписана по шагам: экспертиза ценности, описи и акт о выделении к уничтожению, согласование с экспертно-проверочной комиссией (если школа — источник комплектования), утверждение акта директором и только затем фактическое уничтожение. Акт составляется до уничтожения, а не после.

Уничтожение приостанавливается, если: срок хранения не истёк или не определён; документ является единственным оригиналом; ведётся спор, проверка или расследование; поступил запрос уполномоченного органа; документы затребованы для ответа на обращение гражданина.

Отдельно записано: архивный срок хранения дела не продлевает обработку персональных данных сверх цели — это разные основания, и смешивать их нельзя. Уничтожение персональных данных оформляется актом по форме приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Нужно ли доплачивать

Нет. Обновление входит в уже купленный комплект и в годовую подписку: скачайте архив заново в личном кабинете — версия 2.10.25.

Что проверить в своей школе

Загляните в инструкцию по делопроизводству: если там ГОСТ Р 7.0.97-2016, замените на 2025 и заодно укажите основание применения стандарта.

В положении о внутреннем контроле поищите ФСБУ 28/2023 — если он там есть, ссылку нужно убрать: к бюджетным учреждениям этот стандарт не относится.