Главное: подписываемый документ приходит чистым

Было. В одном файле шли три части: сам документ, затем черта «ДАЛЬШЕ — НЕ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА», а после неё — инструкция по применению, разбор рисков и пример заполнения. Комплект честно предупреждал: перед печатью удалите всё, что ниже черты. Но при комплекте на пятьдесят документов это пятьдесят раз найти границу, выделить остаток и удалить — и один раз ошибиться достаточно, чтобы в подписанный приказ попал служебный текст.

Стало. Сборка делит файл сама. В папке с документами лежит только то, что подписывается. Пояснения к каждому документу — отдельным файлом в папке «Как применять документы», с именем вида «01. Приказ о подготовке школы — как применять».

Удалять из документа ничего не нужно. Соответственно переписаны и все места в описаниях, руководствах и листах готовности, где раньше говорилось про черту: инструкция, которая ссылается на границу, которой в вашем файле больше нет, хуже, чем отсутствие инструкции.

Формат страницы закреплён в самом документе

Было. В документах не был задан ни размер листа, ни поля. Это звучит безобидно, но означает вот что: лист брался из настроек Word, LibreOffice или принтера на конкретном компьютере. У части пользователей документ открывался в американском формате Letter — он на 18 мм уже и на 6 мм короче A4, поэтому таблицы уезжали за границу, а разбивка по страницам менялась. Один и тот же файл давал разное число страниц в Word и в LibreOffice.

Стало. В каждом документе прописано явно:

Параметр Значение
Формат A4, 210 × 297 мм
Поле слева 20 мм, а у документов постоянного хранения 30 мм
Поле справа 10 мм
Поля сверху и снизу 20 мм
Номер страницы посередине сверху, со второй страницы

Поля выбираются по сроку хранения документа, и это важнее, чем кажется. Приказы, положения, порядки, правила, инструкции и протоколы школа хранит постоянно — их подшивают, и подшивка не должна перекрывать текст. Для них левое поле 30 мм, как требует ГОСТ Р 7.0.97-2025 для документов со сроком хранения свыше 10 лет. Справки, акты, журналы, памятки и заявления хранятся меньше — у них левое поле 20 мм, минимум по тому же стандарту.

⚠ Сначала мы поставили на весь каталог одно поле 25 мм и написали в руководстве: «если документ хранится постоянно, поставьте 30 мм сами». Это было неправильно — 25 мм не годились ни для одного из двух случаев, а перекладывать вёрстку на школу нельзя. Исправлено: сейчас в каталоге 1 190 документов собраны с полем 30 мм и 3 837 — с полем 20 мм.

Таблицы стали читаемыми

Текст в графах теперь 11 пт вместо 14. Разница не косметическая: при 14 пт заголовок графы «Ответственный» не влезал в столбец шириной 35 мм, и Word разрывал слово по буквам — «Ответственн» на одной строке, «ый» на другой. «Форма результата» превращалась в «Фор» и «ма». Читать такую таблицу нельзя, а заполнять тем более. При 11 пт те же слова помещаются целиком.

Внутри ячеек убран абзацный отступ: он приходил из общего оформления, сдвигал первую строку в каждой ячейке и отнимал ту самую ширину.

Заодно ушли почти пустые страницы. Когда широкая таблица разворачивается на альбомный лист, а следом за коротким заголовком идёт вторая такая же таблица, прежняя сборка закрывала и снова открывала разворот — и заголовок занимал отдельную страницу. В плане ВСОКО было 36 страниц, из них 11 почти пустых; стало 13 страниц и ни одной пустой.

Заголовки разделов стали чёрными

В подписываемых документах заголовки разделов приходили синими: они брали цвет из темы оформления. В локальном акте, приказе и справке школы цветного текста быть не должно — теперь цвет задан чёрным явно и не наследуется.

Таблицы: строка не разрывается, шапка повторяется

В журналах, реестрах и ведомостях одна запись могла оказаться разорванной между страницами, а на следующей странице терялась шапка — и было непонятно, какая графа какая. Теперь строка таблицы не разрывается, а первая строка помечена как шапка и повторяется на каждой странице.

Номер версии стал одинаковым во всех файлах

Было. Папка внутри архива называлась, например, «версия 3.1.1», а описание, руководство и лист готовности в той же папке говорили «версия 3.1.0». Причина техническая: имя папки и номер на витрине берутся из журнала изменений, а в текстах номер стоял отдельно и обновлялся вручную. Понять, что именно скачано, было нельзя.

Стало. Источник номера один — журнал изменений комплекта. Из подписываемых документов номер нашего комплекта убран совсем: в приказе школы его быть не должно.

Убраны ссылки на файлы, которых в архиве нет

Инструкции ссылались на внутренние имена — guide.md, istochniki.md, папку preview/. Таких файлов в архиве нет: материалы лежат под русскими именами, а часть служебных файлов в поставку вообще не входит. Покупатель искал их и делал вывод, что архив неполный. Теперь во всех текстах стоят реальные названия папок и файлов архива.

Заодно убран остаток внутренней разметки: в одиннадцати документах стояла строка «содержательная и редакционная проверка завершена; техническая проверка релиза ожидается». Это была наша служебная отметка, и в продаваемом документе ей не место.

Широкие таблицы печатаются на альбомной странице

Таблица с шестью и более столбцами в книжной ориентации нечитаема: столбцы получаются по сантиметру, а слова рассыпаются по буквам на несколько строк. Теперь такая таблица разворачивается на альбомную страницу с полями 15 мм, а остальной документ остаётся книжным — разворачивается только сама таблица, без разрыва логики документа.

Больше всего это заметно в планах, циклограммах, журналах и реестрах: в комплекте «Справки и ВСОКО» на альбомные страницы ушли 143 таблицы в 51 документе.

⚠ Для очень широких массивов данных — по классам, предметам и периодам — альбомной страницы всё равно мало. Такие таблицы правильнее вести в файле электронных таблиц, а в документе оставлять итоги и решения. Это следующая работа, и мы её не скрываем.

Ссылки на официальные публикации стали кликабельными

В реестрах источников и руководствах адреса публикаций были обычным текстом — их приходилось копировать вручную. Теперь ссылка открывается по щелчку.

Главное: документ больше не выводится машинописным шрифтом

Было. В части комплектов текст документа в исходнике был обёрнут как «блок кода» — так когда-то решили показать документ единым куском. Для школы это означало вот что: документ открывался не шрифтом Times New Roman, а машинописным шрифтом преобразователя, а таблицы внутри такого блока не собирались вовсе. Покупатель видел вместо таблицы строку с палочками:

№ | Ф.И.О. работника | Должность | Дата ознакомления с приказом
--|---|---|---|---|---|---|---

Заполнить такую «таблицу» нельзя. Затронуто было 1 456 документов из 5 027 — почти треть каталога: 132 в должностных инструкциях, 75 в приёме и переводе, 74 в ответах родителям, 52 в аттестации и ещё в дюжине комплектов.

Стало. Обёртка снята, документ собирается как документ: Times New Roman, таблицы — настоящими таблицами. Палочек как текста в каталоге не осталось ни одной, настоящих таблиц стало на 360 больше.

⚠ Машинописный шрифт сохранён там, где он нужен по делу: в комплекте про искусственный интеллект — это готовые запросы, их копируют дословно.

Гриф в должностных инструкциях

В должностных инструкциях гриф «МНЕНИЕ УЧТЕНО … УТВЕРЖДАЮ» тоже был спрятан в такой блок — ради того, чтобы удержать две колонки пробелами. Теперь это настоящая таблица из двух колонок без линий: слева учёт мнения выборного органа, справа утверждение директора. Всего в каталоге таких грифов 136.

Убраны наши внутренние адреса папок

В тексте попадались куски вида «Формы журналов (journals/) и актов (acts/) приведены…» — это адреса папок в наших исходниках, покупателю они ничего не говорят. Заменены на русские названия папок архива: «Журналы», «Акты», «Приказы», «Инструктажи для обучающихся». Исправлено 680 упоминаний в 176 файлах.

Остатки машинописного шрифта убраны полностью

Первый круг снял обёртку с текста документов, но мелочь осталась: адреса публикаций, подсказки в квадратных скобках и имена наших файлов были набраны как код и потому выводились машинописным шрифтом. Убрано и это.

Что мерили В начале работы Сейчас
Документов с машинописным шрифтом 1 456 72, из них 36 — копии в сводном комплекте и 14 — готовые запросы к ИИ, где он нужен
Палочки таблицы как текст 154 документа 0
Внутренние адреса папок в тексте 680 упоминаний 2
Настоящих таблиц 8 187 8 547

Ссылки на документы комплекта стали читаемыми: вместо «journals/01» — «журнал № 01 из папки „Журналы“». ⚠ По ходу этой правки в текст на короткое время попала латиница от имён файлов — «документ № 02 (zhurnal posetiteley instrukciya)». Поймали и убрали до выпуска: теперь «документ № 02 (журнал, инструкция)».

Что осталось в работе — говорим прямо

Три вещи мы нашли, но в этом выпуске не закрыли:

  1. Очень широкие массивы данных. Альбомная страница закрывает таблицы на шесть–восемь столбцов. Для массивов по классам, предметам и периодам нужен рабочий файл электронных таблиц, а в документе должны остаться итоги и решения.
  2. Ссылки вида «документ 02 настоящего комплекта» внутри подписываемых документов. Их нужно заменить на полные названия документов.
  3. Правовые замечания по отдельным комплектам — про ГИА, школьный музей, экстернат и хранение телефонов. Каждое проверяем по официальной публикации акта, а не по чужому пересказу, и правим только подтверждённое.
  4. Ссылки вида «документ 02 настоящего комплекта» в подписываемых документах — нужны полные названия документов.

Нужно ли доплачивать

Нет. Обновления бесплатны для тех, кто уже приобрёл комплект: скачайте архив заново в личном кабинете, в разделе «Мои покупки». Номер версии виден в имени папки внутри архива.