Чек-лист применяется при плановой или внеплановой проверке личных дел обучающихся: перед началом учебного года, при подготовке к передаче ответственности между сотрудниками, при проверке со стороны руководителя или заместителя, отвечающего за приём и учёт обучающихся.
Каждая строка чек-листа сформулирована так, чтобы ответ «да» или «нет» можно было дать по конкретному наблюдаемому факту, а не по общему впечатлению.
Чек-лист проверки личного дела обучающегося
Обучающийся: [Ф.И.О.] Класс: [класс] Личное дело №: [номер] Дата проверки: [дата] Проверяющий: [должность, Ф.И.О.]
| № | Что проверить | Где смотреть | Ответственный | Да/Нет | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | В личном деле есть заявление о приёме | Личное дело, первый раздел | [должность] | ||
| 2 | В личном деле есть опись документов | Личное дело | [должность] | ||
| 3 | Опись подписана ответственным лицом и содержит дату составления | Опись документов личного дела | [должность] | ||
| 4 | Перечень документов в описи соответствует фактическому составу дела | Опись и содержимое дела | [должность] | ||
| 5 | Все документы, отмеченные в описи как имеющиеся, физически присутствуют в деле | Личное дело | [должность] | ||
| 6 | В личном деле нет документов, которые организация не вправе требовать при приёме (медицинские сведения, копии СНИЛС, ИНН, справки о доходах семьи без правового основания и подобные) | Личное дело | [должность] | ||
| 7 | По каждому отсутствующему документу составлен акт о выявлении отсутствия документа | Акты, приложенные к делу | [должность] | ||
| 8 | Личное дело оформлено на бланке (папке) с указанием фамилии, имени, отчества, класса и номера дела по номенклатуре | Обложка дела | [должность] | ||
| 9 | Личные дела хранятся в запираемом шкафу (сейфе) | Помещение хранения | [должность] | ||
| 10 | Доступ к личным делам ограничен и закреплён приказом руководителя (перечень должностей, имеющих доступ) | Приказ о доступе к личным делам | [должность] | ||
| 11 | Выдача личного дела за пределы организации (при переводе, отчислении) зафиксирована в журнале выдачи с отметкой о дате и получателе | Журнал выдачи личных дел | [должность] | ||
| 12 | Срок хранения личного дела и порядок его дальнейшей передачи в архив соответствуют номенклатуре дел организации | Номенклатура дел | [должность] |
[…] Полный текст документа доступен после оплаты.