Акт составляется, когда при проверке личного дела (плановой, по чек-листу, при подготовке к передаче дела в связи с переводом или выбытием обучающегося) обнаружено, что документ, который должен находиться в деле согласно описи, фактически отсутствует.
Акт фиксирует факт отсутствия документа и служит основанием для запуска процедуры восстановления: запроса копии у родителя (законного представителя), запроса выписки или дубликата в организации, которая ранее выдавала документ, либо иного способа восполнения.
Акт не заменяет опись: после восстановления документа отметка о его наличии вносится в опись, а сам акт хранится в деле как документ, объясняющий расхождение.
Акт о выявлении отсутствия документа в личном деле обучающегося
[дата] [место составления]
Комиссия в составе: председатель — [должность, Ф.И.О.] члены комиссии — [должность, Ф.И.О.], [должность, Ф.И.О.]
составила настоящий акт о следующем.
При проверке личного дела обучающегося [Ф.И.О. обучающегося], [класс] класса, личное дело № [номер], установлено отсутствие документа: [наименование документа согласно описи].
Согласно описи документ должен быть представлен [дата, если известна] и находиться в деле в количестве [количество листов] листов.
Причина отсутствия документа: [установлена / не установлена; если установлена — указать].
Комиссия решила: 1. Зафиксировать отсутствие документа в личном деле. 2. Направить запрос [родителю (законному представителю) / в организацию, ранее выдавшую документ] о представлении копии (дубликата, выписки) отсутствующего документа в срок до [дата]. 3. После получения документа внести соответствующую отметку в опись личного дела. 4. При невозможности восстановить документ в указанный срок — доложить руководителю организации для принятия решения.
Председатель комиссии: [подпись] [расшифровка подписи] Члены комиссии: [подпись] [расшифровка подписи]
Отметка об исполнении: документ восстановлен [дата] / документ не восстановлен, причина: [указать].
[…] Полный текст документа доступен после оплаты.