Книга (журнал) учёта движения обучающихся

Когда использовать

Книга учёта движения обучающихся ведётся в организации непрерывно, на протяжении всего периода её работы. В неё вносится каждый случай прибытия обучающегося (приём, перевод из другой организации, восстановление) и каждый случай его выбытия (отчисление в порядке перевода, отчисление в связи с получением образования, отчисление по иным основаниям).

Ответственный за ведение книги — секретарь, делопроизводитель или иное лицо, назначенное приказом руководителя. Запись вносится в день издания соответствующего распорядительного акта (приказа о приёме, переводе, отчислении, восстановлении) на основании его реквизитов — не «на глаз» и не по устному сообщению.

Книга хранится в организации как документ длительного срока хранения и предъявляется по требованию при проверках. Именно по этой книге проверяющий сверяет фактическую численность обучающихся, соответствие числа личных дел числу записей о движении, а также правильность и полноту документального оформления каждого случая прибытия и выбытия. Расхождения между книгой, приказами и личными делами — один из типичных предметов замечаний на проверках.

Документ

[полное наименование образовательной организации]

Книга учёта движения обучающихся

Начата: [дата]

№ по порядку	Ф.И.О. обучающегося	Дата рождения	Класс	Дата и основание прибытия (реквизиты приказа)	Дата и основание выбытия (реквизиты приказа)	Куда выбыл (наименование организации)	Отметка о выдаче личного дела	Подпись ответственного

Пояснение по заполнению граф

№ по порядку — сквозная нумерация записей за весь период ведения книги; не начинается заново с каждым учебным годом, чтобы можно было отслеживать общее количество обучающихся, прошедших через организацию.
Ф.И.О. обучающегося — полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность (свидетельством о рождении или паспортом).
Дата рождения — используется как дополнительный идентификатор при совпадении фамилий и имён.
Класс — класс на момент внесения записи; при переводе внутри организации из класса в класс отдельная запись в этой книге не требуется, если обучающийся не выбывает из организации.
Дата и основание прибытия — дата и номер приказа о приёме, о зачислении в порядке перевода или о восстановлении; без реквизитов приказа запись не имеет доказательной силы.
Дата и основание выбытия — дата и номер приказа об отчислении (в порядке перевода, в связи с получением образования или по иному основанию); графа заполняется в момент фактического выбытия.

[…] Полный текст документа доступен после оплаты.