Акт применяется в двух разных ситуациях, и важно не путать их между собой.
Первый случай — стандартный: передача личного дела родителю (законному представителю) на руки. Это основной способ передачи документов при переводе, установленный Порядком и условиями осуществления перевода обучающихся, утверждёнными приказом Минпросвещения России от 06.04.2023 № 240 (зарегистрирован Минюстом России 15.05.2023, № 73315), с изменениями, внесёнными приказом от 17.02.2025 № 108 (Минюст № 81584): исходная организация выдаёт личное дело и выписку из классного журнала с текущими отметками родителю, а он самостоятельно представляет их в принимающую организацию. Для этого случая обычно достаточно расписки (шаблон 18) и описи (шаблон 20); отдельный акт применяется тогда, когда в организации принято дополнительно фиксировать передачу именно актом — например, при большом объёме личного дела или по требованию локального нормативного акта школы.
Второй случай — передача личного дела непосредственно между организациями, без выдачи его родителю на руки. Такой способ является исключением, а не общим правилом. Он допустим только тогда, когда это прямо предусмотрено нормативным правовым актом учредителя, региональным порядком либо письменным согласием родителя (законного представителя) на передачу личного дела способом, отличным от выдачи на руки. При отсутствии такого основания личное дело передаётся только через родителя. Сведения об обучающемся нельзя пересылать в другую организацию по обычной электронной почте без правового основания — это требование Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Акт подшивается в дело организации по движению обучающихся (для передающей стороны) и прилагается к личному делу (для принимающей стороны или для родителя).
[полное наименование образовательной организации]
Акт приёма-передачи личного дела обучающегося
[дата] [место составления]
Комиссия в составе: [должность] [Ф.И.О.] [должность] [Ф.И.О.]
в присутствии [Ф.И.О. родителя (законного представителя)] составила настоящий акт о том, что на основании приказа от [дата] № [номер] об отчислении [Ф.И.О. обучающегося] в порядке перевода родителю (законному представителю) передано личное дело обучающегося в составе, указанном в описи (шаблон 20), являющейся неотъемлемой частью настоящего акта.
Личное дело передано в полном объёме, замечаний по составу и состоянию документов не имеется / имеются следующие замечания: [указать].
Передал: [должность] [подпись] [Ф.И.О.] Принял: [подпись родителя (законного представителя)] [расшифровка подписи]
[…] Полный текст документа доступен после оплаты.