Документ применяется в исходной организации после издания распорядительного акта об отчислении обучающегося в порядке перевода. Он решает две задачи: во-первых, письменно фиксирует, что организация готова выдать родителю личное дело и документы об успеваемости; во-вторых, фиксирует момент и факт фактической передачи этих документов родителю — распиской.
Уведомление составляет ответственный сотрудник (секретарь, заместитель директора, сам директор) и передаёт родителю лично, по телефону или иным доступным способом связи, зафиксированным в самой организации. Расписку родитель подписывает непосредственно при получении документов на руки.
Оба блока — уведомление и расписка — можно оформлять на одном листе. Подписанный экземпляр расписки подшивается в дело организации (в номенклатурное дело по движению обучающихся), а не в личное дело, которое уходит с родителем.
Важно: выдача личного дела родителю (законному представителю) — это не передача персональных данных третьему лицу, а исполнение обязанности перед самим субъектом данных или его законным представителем. Требовать от родителя дополнительных согласий на такую выдачу не нужно.
[полное наименование образовательной организации]
Уважаем(ый/ая) [Ф.И.О. родителя (законного представителя)]!
Уведомляем, что на основании приказа [полное наименование образовательной организации] от [дата] № [номер] обучающийся [Ф.И.О. обучающегося] отчислен(а) из организации в порядке перевода в [наименование принимающей организации].
Личное дело обучающегося и выписка из классного журнала с текущими отметками по результатам текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации за текущий учебный год готовы к выдаче. Просим получить указанные документы лично либо направить для их получения иное лицо при наличии у него доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия.
Документы выдаются по адресу: [адрес организации], в [часы приёма], кабинет [номер].
[должность] [подпись] [Ф.И.О.] [дата]
Я, [Ф.И.О. родителя (законного представителя) полностью], являясь родителем (законным представителем) [Ф.И.О. обучающегося], настоящим подтверждаю, что на основании приказа [полное наименование образовательной организации] от [дата] № [номер] мною получены:
[…] Полный текст документа доступен после оплаты.