Журнал учёта материальных носителей персональных данных

Когда использовать

Ведётся для учёта материальных носителей, содержащих персональные данные: личные дела, папки с согласиями, съёмные носители (флеш-накопители, диски), журналы, картотеки. Дополняет приказ об утверждении мест хранения (шаблон 03): приказ фиксирует, где хранится категория носителей и кто отвечает за место хранения, а журнал — конкретные единицы носителей и их движение (выдачу, возврат, передачу, уничтожение).

Правовая основа: пункт 13 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 — оператор должен обеспечить возможность определить места хранения материальных носителей и перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ; журнал — практический инструмент выполнения этого требования применительно к конкретным носителям.

Организация: [наименование образовательной организации] Начат: «» ________ 20___ г. Окончен: «» ________ 20___ г. Ответственный за ведение: [должность, Ф.И.О.]

Что адаптировать

• Перечень носителей — под фактически используемые в школе виды (бумажные папки, съёмные накопители, служебные ноутбуки с локальными базами). Электронные носители общего пользования (сервер, стационарные компьютеры без выноса за пределы организации) обычно учитываются отдельно, в документации по информационной безопасности, а не в этом журнале.
• Столбец «Отметка об уничтожении» заполняется со ссылкой на конкретный акт (см. 03-akt-unichtozheniya-pdn.md), а не общей записью «уничтожено».
• Периодичность инвентаризации носителей (сверка журнала с фактическим наличием) — установите внутренним порядком, например раз в полугодие.

Риски

• Флеш-накопитель с личными делами выдан «на словах» и не зарегистрирован — при утрате невозможно установить, кто его использовал и что на нём содержалось: это прямо повышает риски при инциденте (см. шаблон 12).
• Носитель возвращён, но подпись о возврате не зафиксирована — невозможно подтвердить, что он не остался у работника.
• Записи об уничтожении не связаны с актами уничтожения: журнал говорит «уничтожено», а акта, подтверждающего факт и способ, не существует.
• Журнал не пересматривается годами: часть указанных в нём мест хранения фактически изменилась (переезд кабинета, замена шкафа).

[…] Полный текст документа доступен после оплаты.