Образец документа из комплекта «Персональные данные в школе» — Документы директора

Журнал учёта обращений субъектов персональных данных

Когда использовать

Ведётся ответственным за организацию обработки персональных данных для регистрации всех обращений и запросов работников, родителей (законных представителей) обучающихся и обучающихся по вопросам обработки их персональных данных: запросы о предоставлении сведений, требования об уточнении, блокировании или уничтожении данных, заявления об отзыве согласия (шаблон 09), жалобы.

Журнал важен не только как форма учёта, но и как точка отсчёта срока: по статье 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» срок ответа на запрос субъекта — 10 рабочих дней с даты получения запроса (с возможным продлением не более чем на 5 рабочих дней при направлении мотивированного уведомления). Без даты регистрации в журнале доказать соблюдение срока при проверке невозможно.

Организация: [наименование образовательной организации] Начат: «» ________ 20___ г. Окончен: «» ________ 20___ г. Ответственный за ведение: [должность, Ф.И.О.]

№	Дата и способ получения обращения	Ф.И.О. заявителя, статус (работник/родитель/обучающийся)	Суть обращения (доступ / уточнение / блокирование / уничтожение / отзыв согласия / жалоба)	Кому передано на исполнение	Срок ответа (не позднее)	Дата и способ направления ответа	Результат (удовлетворено / отказано / продлён срок)	Примечание
1
2
3

Что адаптировать

Способ получения обращений — под фактическую практику школы (письменно, через официальный сайт, через электронную почту, устно с последующей письменной фиксацией).
Столбец «Срок ответа» заполняйте сразу при регистрации: дата получения + 10 рабочих дней, чтобы срок не оценивался «на глаз» позже.
При продлении срока (не более чем на 5 рабочих дней) — фиксируйте в столбце «Результат» дату направления заявителю уведомления о продлении: без него продление не засчитывается как законное.

Риски

Обращение получено устно (например, на родительском собрании) и не зарегистрировано — срок ответа фактически не отсчитывается ни от чего.
Журнал ведётся, но результат рассмотрения (отказ, удовлетворение, продление) не фиксируется — невозможно подтвердить, что обращение вообще рассмотрено по существу.
Продление срока происходит без уведомления заявителя, оформленного до истечения первоначального срока.
Журнал не пересекается с журналом инцидентов (см. 04-zhurnal-ucheta-incidentov.md): жалоба, поступившая после утечки данных, зарегистрирована как обычное обращение без связи с расследованием инцидента.

Это образец формы. Порядок ведения журнала и сроки ответов сверяйте с действующей редакцией Федерального закона № 152-ФЗ на дату применения.

Это фрагмент образца. Полный текст в редактируемом файле Word, вместе с руководством по адаптации и заполненным примером, входит в комплект «Персональные данные в школе». Разборы и статьи по этой теме открыты бесплатно.