Журнал ведётся ответственным за организацию итогового сочинения (изложения), назначенным приказом (шаблон 01), либо секретарём по его поручению, с момента начала приёма заявлений (шаблон 02) и до окончания дополнительных сроков текущего учебного года (вторая среда апреля — расчётная дата по пункту 30 Порядка ГИА-11). Отдельной обязательной формы такого журнала Порядок проведения ГИА-11 (приказ Минпросвещения России и Рособрнадзора от 04.04.2023 № 233/552) не устанавливает — школа ведёт его по собственному решению, закреплённому приказом (шаблон 01) либо локальным актом о делопроизводстве.
Кто ведёт. Ответственный, назначенный пунктом 1 приказа (шаблон 01); при большом числе участников директор может поручить ведение секретарю, сохранив за ответственным обязанность еженедельной сверки со списком фактически поданных заявлений.
Чем заполняется. Чернилами одного цвета (не карандашом); при электронном варианте — в защищённой таблице с историей изменений, доступ ограничен кругом лиц по приказу. Запись — в день фактического приёма заявления.
ЖУРНАЛ учёта заявлений и регистрации участников итогового сочинения (изложения)
[полное наименование ОО], [20__/20__] учебный год
| № | Дата приёма заявления | Ф. И. О. обучающегося | Дата рождения | Класс / статус | Форма участия | Особые условия (реквизиты) | Согласие на ПДн (да/дата) | Кем принято | Срок участия (основной/доп.1/доп.2) | Дата передачи в РИС | Отметка об исправлении | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 |
Ответственный за ведение журнала: [должность, Ф. И. О.]
Как нумеруется и прошнуровывается. Листы нумеруются по возрастанию с первого дня ведения; по окончании учебного года журнал прошнуровывается, количество листов заверяется подписью руководителя и печатью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано [число] листов. Директор [подпись] [Ф. И. О.] «[дата]»».
Порядок внесения записи. В день фактического приёма заявления. Одновременно проверяется наличие согласия на обработку персональных данных (при отсутствии — графа заполняется «нет» до получения согласия, которое обязательно предшествует передаче сведений в региональную систему).
Исправление ошибочной записи. Не подчищается, не заклеивается, не переписывается поверх. Зачёркивается одной чертой с сохранением читаемости, рядом вносится верное значение, «исправлено верно», подпись, расшифровка, дата. Отметка дублируется в графе «примечание».
Пропущенная запись. Вносится по фактическому порядковому номеру на момент обнаружения (не «задним числом»), с формулировкой в «примечании»: «Запись внесена «[дата обнаружения]» в связи с обнаружением пропуска; заявление фактически принято «[дата фактического приёма]»». При разрыве более трёх рабочих дней либо близости срока передачи в региональную систему — докладная директору.
Периодичность сверки. Не реже одного раза перед каждым сроком проведения; результат — подписью ответственного на листе сверки, подшиваемом к журналу.
Где хранится и срок хранения. До окончания учебного года — у ответственного, в запираемом хранилище; после прошнуровки — в дело по организации итогового сочинения. Срок хранения определяет ответственный за делопроизводство школы по действующему перечню типовых управленческих архивных документов.
[полное наименование ОО]
[…] Полный текст документа доступен после оплаты.