Служебная записка — рабочий инструмент внутренней коммуникации в школе, но её качество влияет на скорость и обоснованность принимаемых решений.
Единой обязательной федеральной формы служебной записки и универсального перечня случаев её составления нет. Вид записки, порядок её оформления, регистрации, рассмотрения и хранения определяются инструкцией по делопроизводству и иными локальными документами организации, если специальная процедура не установлена законом.
- Указан адресат (кому адресована записка) и автор с должностью
- На служебной записке указана дата её подписания автором
- Если служебная записка подлежит регистрации по инструкции по делопроизводству организации, после регистрации ей присвоены дата поступления и регистрационный номер
- Заголовок или первая строка чётко называют суть вопроса
- Изложены факты, а не только оценочные суждения
- Если записка содержит предложение, просьбу или сообщение о проблеме, ясно указано, какое решение, поручение или ресурс требуется от адресата; в информационной записке однозначно сформулирован результат, принятый к сведению
- Если записка описывает происшествие — указаны дата, время и участники события
- Проверено, не относится ли изложенная ситуация к специальной процедуре: при дисциплинарном проступке работника применяются статьи 192–193 ТК РФ, при материальном ущербе — статьи 246–247 ТК РФ, при несчастном случае с обучающимся — приказ Минобрнауки России № 602; служебная записка фиксирует исходную информацию, но не заменяет обязательные акт, уведомление, требование о представлении объяснения, объяснение работника, приказ о комиссии или иной документ установленной формы
- Приложены подтверждающие документы или ссылки на них, если они есть
- Формулировки не содержат оскорбительных или излишне эмоциональных оценок
- Персональные данные третьих лиц указаны только в необходимом объёме
- Если записка содержит персональные данные, сведения о здоровье, семейных обстоятельствах или иную информацию ограниченного доступа, определены законный круг получателей, защищённый канал передачи и место хранения; документ не направляется в общую рассылку или открытый чат
- Автор записки идентифицирован: бумажный документ подписан собственноручно, а электронный — электронной подписью или иным способом, предусмотренным законом и установленным в применяемой системе электронного документооборота
- Способ последующего оформления резолюции соответствует инструкции по делопроизводству; специально оставленное место на записке не обязательно
Правовая основа
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025; заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016) — реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Подпись», «Отметка об электронной подписи», резолюция.
- Трудовой кодекс РФ — статьи 192–193 (дисциплинарное взыскание, письменное объяснение работника до его применения), статьи 246–247 (материальный ущерб, проверка и объяснение работника).
- Приказ Министерства образования и науки РФ от 27.06.2017 № 602 «Об утверждении Порядка расследования и учёта несчастных случаев с обучающимися во время пребывания в организации, осуществляющей образовательную деятельность» (Минюст № 48372 от 29.09.2017) — официальный текст.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — статьи 7, 19.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — статья 6.
Расширенная версия — в составе Полный комплект директора
Дата актуализации: 2026-07-29